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Le guide de la comptabilité pour les freelances en Belgique

Qui dit freelancing dit liberté… mais pas sur le plan comptable !

Car comme les sociétés, les travailleurs freelances belges (qu’ils exercent à Bruxelles-Capitale ou en Wallonie) sont eux aussi soumis à des impératifs comptables et fiscaux. 

Que vous exerciez en indépendant à titre principal ou à titre complémentaire, que vous ayez opté pour une comptabilité simplifiée ou pour une comptabilité complète, découvrez dans ce mode d’emploi tout ce que vous devez faire pour être dans les clous… et vous éviter toute pénalité de la part de l’administration.

Un travailleur freelance, qu’est-ce que c’est ?

Issu de l’anglais, le mot freelance (parfois orthographié free-lance) s’utilise pour qualifier à la fois :

  • un travail qu’un professionnel indépendant (professionnel libéral, publicitaire, architecte…) effectue à la commande auprès de diverses entreprises
  • un professionnel (photographe, attaché de presse, publicitaire, architecte, journaliste, iconographe…) qui exerce son métier indépendamment d’une agence, d’une entreprise de presse ou d’une maison d’édition

Le travail en freelance est étroitement lié au principe même de flexibilité. Lorsque vous exercez une activité en qualité de freelance, quiconque nécessite votre expertise particulière a la possibilité de recourir à vos services de manière temporaire, pour des missions bien précises.

📅  En tant que freelance, votre engagement peut courir de quelques heures seulement à plusieurs mois. Vous pouvez être amené à retravailler avec d’anciens clients ou, à l’inverse, à collaborer avec des clients qui ne feront appel à vous qu’une seule fois.

En Belgique, les termes « freelance » et « indépendant » sont généralement utilisés de manière interchangeable pour désigner une personne qui travaille à son propre compte plutôt que pour un employeur spécifique. Cela signifie qu’ils exercent une activité professionnelle en leur nom propre, sans être liés par un contrat de travail. Les deux sont donc responsables de leur propre sécurité sociale et doivent s’acquitter de leurs obligations fiscales en tant qu’individus.

🔎  S’il n’existe pas de différence légale ou formelle entre les deux termes, on utilise toutefois le terme « freelance » pour désigner plutôt des professions libérales, des consultants ou des travailleurs du secteur des services comme les designers, les rédacteurs, les développeurs de logiciels, etc. A contrario, le mot « indépendant » est un terme plus général pouvant inclure toute personne qui travaille à son compte, y compris dans les domaines du commerce et de l’artisanat.

Être freelance en Belgique : état des lieux

La dernière étude consacrée par l’UCM (ou Union des Classes Moyennes, l’organisation belge francophone de représentation et d’accompagnement des indépendants et entrepreneurs francophones) au freelancing remonte à 2022. Parmi les chiffres à retenir :

  • la Belgique compte 263 618 freelances, soit une augmentation de près de 27 % par rapport à 2018
  • l’accroissement annuel moyen représente près de 6,7 %
  • 60 % des freelances exercent en Flandre, 23,1 % en Wallonie et 14,3 % à Bruxelles
  • 3 freelances sur 4 sont des hommes
  • près de 9 freelances sur 10 sont diplômés de l’enseignement supérieur
  • dans 74 % des cas, le freelance travaille sur base d’un contrat à durée fixe et son tarif horaire médian se situe entre 71 euros et 90 euros

Pourquoi tenir une comptabilité à jour est important lorsqu’on travaille en freelance

Toujours selon cette étude, 31 % des freelances belges interrogés déclarent que les contraintes administratives figurent parmi leurs principales préoccupations. Parmi ces contraintes, garder une comptabilité à jour est essentiel pour plusieurs raisons :

  • conformité légale : en Belgique, il est obligatoire de tenir des registres comptables précis pour se conformer aux lois fiscales et commerciales
  • gestion financière efficace : une comptabilité à jour permet de mieux gérer les flux de trésorerie, d’identifier les sources de revenus les plus rentables, et de contrôler les dépenses
  • planification et budgétisation : les freelances peuvent ainsi prévoir leurs investissements futurs et gérer leur croissance de manière stratégique
  • analyse des performances : elle permet d’évaluer l’efficacité des stratégies mises en place et d’ajuster les plans d’action si nécessaire
  • préparation aux audits : en cas de contrôle fiscal ou d’audit, une comptabilité bien tenue est essentielle en ce qu’elle garantit que toutes les transactions sont justifiées et conformes aux réglementations en vigueur
  • crédibilité professionnelle : afficher une gestion financière rigoureuse renforce votre crédibilité et votre confiance auprès de vos clients et de vos partenaires commerciaux

Les obligations comptables des freelances

En Belgique, un travailleur freelance est astreint à une série d’obligations légales comme :

  • s’affilier à une caisse d’assurance sociale et à une mutualité
  • payer des cotisations sociales
  • communiquer ses changements de situation professionnelle ou familiale

Mais il doit aussi honorer plusieurs obligations comptables, qui vont varier selon qu’il tient :

  1. une comptabilité dite « simple » ou « simplifiée »
  2. une comptabilité dite « double » ou « complète »

Cas n°1 : vous avez le droit de tenir une comptabilité simple

La comptabilité simple ou simplifiée est une dérogation mise en place par le législateur. Dédiée principalement aux travailleurs indépendants personnes physiques dont le chiffre d’affaires annuel ne dépasse pas les 500 000 euros HTVA, elle implique de produire un nombre de documents et de justificatifs moins élevé que la comptabilité dite complète.

Dans le cadre d’une comptabilité simplifiée, seuls trois documents doivent être tenus à jour :

  1. le journal des achats
  2. le journal des ventes
  3. le journal des opérations financières

Un autre impératif s’ajoute : la réalisation d’un inventaire annuel. Il doit énumérer :

  1. les marchandises
  2. les actifs immobilisés
  3. les créances
  4. les dettes
  5. les obligations

Cas n°2 : vous avez l’obligation de tenir une comptabilité complète

Même si vous êtes indépendant personne physique, vous avez l’obligation de passer en comptabilité complète ou double si votre chiffre d’affaires annuel dépasse les 500 000 euros HTVA. Elle implique un nombre de justificatifs accru et des processus plus complexes que la comptabilité simple.

Avec cette comptabilité double, chaque opération financière ou commerciale effectuée doit être traduite par une double écriture comptable :

  1. l’une au crédit d’un compte
  2. l’autre au débit d’un autre compte

En outre, vous devez tenir :

  1. un journal auxiliaire
  2. un grand livre des comptes
  3. un journal centralisateur
  4. vos balances provisoires

⚠️ Une comptabilité complète implique aussi le respect du Plan Comptable Minimum Normalisé (PCMN), qui réunit tous vos comptes nécessaires à l’enregistrement des mouvements de valeur dans votre entreprise.

La TVA chez le travailleur freelance

Si vous exercez en tant que freelance à Bruxelles-Capitale ou en Wallonie, il y a de grandes chances que vous soyez assujetti à la TVA. C’est aux professionnels de la collecter sur les opérations imposables puis de la déclarer et, enfin, de la reverser à l’État belge.

💶​ Peut prétendre au régime de franchise de la taxe tout freelance dont le chiffre d’affaires annuel est inférieur ou égal à 25 000 euros hors TVA. À partir de 25 001 euros HTVA de chiffre d’affaires par an, vous êtes obligatoirement affilié à la TVA.

Les obligations du freelance en matière de TVA

Tout freelance exerçant en Belgique et non-exonéré de TVA est soumis à une série d’obligations directement liées à cette taxe. Il doit :

  1. demander l’identification à la TVA
  2. déposer des déclarations à la TVA
  3. payer au Trésor la TVA facturée aux clients
  4. transmettre un listing annuel des clients assujettis
  5. tenir une comptabilité
  6. émettre des factures
  7. indiquer une modification de son activité ou de ses données (quand requis)
  8. déclarer une cessation d’activité (quand requis)
La TVA chez le travailleur freelance

La comptabilité du freelance indépendant complémentaire en Belgique

Un freelance entre dans la catégorie des indépendants à titre complémentaire lorsqu’il remplit l’une de ces trois conditions :

  1. parallèlement à son activité de freelance, il exerce encore une autre activité professionnelle en tant qu’employé ou en tant que fonctionnaire
  2. il bénéficie d’un revenu de remplacement pour une autre activité professionnelle interrompue de salarié ou de fonctionnaire (allocation de chômage, indemnité d’incapacité de travail…) tout en étant actif comme indépendant
  3. il préserve ses droits à une pension de retraite ou de survie parallèlement à son activité d’indépendant

Exercer une activité de freelance en indépendant à titre complémentaire exige de se plier à une série d’obligations à la fois :

  1. comptables (tenir une comptabilité simplifiée ou complète)
  2. fiscales (liées à la TVA et à l’impôt)
  3. légales (caisse d’assurance sociale, mutualité, cotisations sociales…)

🪞​ La comptabilité du freelance indépendant à titre complémentaire est identique à celle des freelances indépendants exerçant à titre principal. Elle aussi varie en fonction du chiffre d’affaires et de la forme juridique choisie.

Tenir sa comptabilité de freelance : avec ou sans expert-comptable ?

Vous exercez votre activité de freelance sous le statut de travailleur indépendant personne physique ? Dans ce cas :

  1. vous avez le droit de faire votre compta vous-même si vous travaillez sous un régime de comptabilité simple ou simplifiée
  2. vous n’avez pas le droit de faire votre compta vous-même si vous travaillez sous un régime de comptabilité double ou complète

Lorsque vous entrez dans la catégorie des freelances autorisés à assurer leur propre compta et êtes décidé à en profiter, nous vous recommandons, pour mettre toutes les chances de votre côté :

  • de suivre une formation comptable
  • d’utiliser un logiciel adapté aux freelances
  • de maîtriser les fonctions essentielles d’Excel

Les avantages de la solution MyFid pour votre comptabilité

En choisissant MyFid pour votre compta, vous vous assurez d’être suivi par un comptable qui ne vous voit pas seulement comme un travailleur freelance, mais qui va s’adapter à votre statut officiel pour maximiser au mieux vos revenus.

De plus, chez MyFid, nous choisissons votre comptable dédié en fonction de sa connaissance de votre domaine d’activité spécifique : l’informatique, le consulting, etc. Vous ne perdez pas de temps à lui expliquer votre métier, puisqu’il en connaît déjà un rayon.Enfin, nous choisir, c’est bénéficier d’une compta sans accro à petit prix, et garder la liberté chère à tous les freelances : vous nous quittez quand vous le voulez, avec seulement un mois de préavis.

👋​ Vous exercez comme freelance et souhaitez confier votre comptabilité à des experts-comptables de confiance ? Contactez MyFid pour un devis entièrement gratuit et sans aucun engagement de votre part !

La comptabilité des freelances : FAQ

Impôts, passage en société, tarifs des comptables : les réponses de notre fiduciaire aux questions des freelances !

En tant que freelance, suis-je soumis à l’impôt des personnes physiques ou à l’impôt des sociétés ?

Que vous exerciez votre travail de freelance en tant qu’indépendant personne physique à titre complémentaire ou à titre principal (les deux statuts sont imposés de la même manière), vous devrez payer l’impôt des personnes physiques (ou IPP). Cet impôt est calculé sur le revenu professionnel net, c’est-à-dire la différence entre vos revenus professionnels et vos dépenses professionnelles.

Le SPF Finances impose au travailleur indépendant personne physique, comme à tout contribuable, de réaliser une déclaration fiscale en bonne et due forme. Le freelance devra remplir à la fois :

  1. la partie 1, qui concerne la sphère privée
  2. la partie 2, qui concerne directement son activité professionnelle

Vous n’êtes concerné par l’impôt des sociétés que si vous exercez à travers une société (SRL, SA, SC…).

Je suis freelance indépendant : à quel moment devrais-je passer en société ?

L’essor de votre activité freelance se traduit par des bénéfices significatifs ? Envisager la transformation en société pourrait s’avérer judicieux et avantageux. En tant qu’indépendant, vos revenus sont soumis à un barème progressif d’imposition où les taux s’échelonnent de 25 % à 50 % selon les tranches de revenu, ce qui implique une fiscalité plus lourde à mesure que vos gains augmentent. À l’inverse, les sociétés bénéficient d’un taux d’imposition fixe de 25 %, avec la possibilité d’appliquer un taux réduit de 20 % sous certaines conditions.

La décision de passer en société ne doit cependant pas être prise à la légère, car chaque situation professionnelle est unique. Il est essentiel de consulter votre comptable pour une analyse personnalisée avant d’entreprendre cette transition.

Combien coûte un comptable pour freelance en Belgique ?

Le coût d’un comptable pour freelances en Belgique peut varier considérablement en fonction de plusieurs facteurs, tels que l’expérience du comptable, la complexité des besoins comptables, ou encore la fréquence des services requis. En général, les tarifs peuvent être structurés de différentes manières :

  • tarif horaire
  • forfait mensuel
  • tarif basé sur les services spécifiques (préparation des déclarations fiscales, établissement de bilans annuels…)
  • tarifs personnalisés

Chez MyFid, nos solutions de gestion comptable commencent à partir de 39 euros par mois HTVA

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