Déplacements, bureau, matériel informatique, abonnement à internet : bien gérer votre comptabilité de freelance, c’est aussi prendre en compte l’ensemble des frais professionnels inhérents à votre exercice !
Dans ce guide adressé à tous les travailleurs freelances de Bruxelles-Capitale et de Wallonie, la fiduciaire MyFid liste les principaux frais professionnels à prévoir, explique la différence entre frais réels et au forfait, et vous délivre quelques conseils pour optimiser vos dépenses.
Liste des frais professionnels à prévoir pour les freelances
Développeur web, graphiste, consultant, traducteur, photographe ou encore coach : les frais professionnels avec lesquels doivent composer les freelances varient en fonction de leur domaine d’activité.
Voici toutefois un inventaire général des types de dépenses auxquelles vous attendre !
Frais entièrement déductibles
| Catégorie | Exemples de frais | Déductibilité |
|---|---|---|
| Bureau et bâtiment | Loyer, assurance, taxes, aménagements, décoration | 100 % |
| Eau et énergie | Eau, gaz, électricité, mazout | 100 % (part professionnelle) |
| Déplacements | Transport en commun, hôtel, vélo, moto, utilitaire | 100 % |
| Marketing et publicité | Logo, carte de visite, campagnes publicitaires | 100 % |
| Logiciel et site web | Bureautique, CRM, facturation, site web | 100 % |
| Formation | Frais de formation, transport, logement, repas | 100 % |
| Assurances | RC professionnelle, assurance revenu garanti | 100 % |
| Cotisations professionnelles | Inscriptions à des ordres ou associations | 100 % |
| Frais bancaires | Frais de compte professionnel | 100 % |
Frais partiellement déductibles
| Catégorie | Exemples de frais | Déductibilité |
|---|---|---|
| Voiture | Assurance, entretien, carburant | 40 à 100 % |
| Télécom | Abonnement téléphonique et internet | 75 % |
| Matériel multimédia | Smartphone, tablette, ordinateur | 75 % |
| Restaurant | Frais de restaurant | 69 % |
| Livraison de repas | Frais de repas livrés sur le lieu de travail | 50 % |
| Cadeau client | Cadeaux de valeur inférieure à 50 euros HTVA | 50 % |
| Évènement sportif et culturel | Tickets pour événements, abonnements stades | 50 % |
Frais non déductibles
| Catégorie | Exemples de frais | Déductibilité |
|---|---|---|
| Vêtements | Manteau, pantalon | Non déductibles (sauf s’ils sont exclusivement destinés au métier) |
| Amende | Amendes routières, fiscales, majorations | Non déductibles |
| Œuvre d’art | Tableau, statue | Non déductibles (sauf si incorporée dans le bâtiment professionnel) |
Frais forfaitaires ou frais réels : les différences pour le freelance
En Belgique, il existe deux alternatives concernant les frais professionnels :
- la déduction des frais forfaitaires
- la déduction des frais réels
Ces modes impactent l’impôt et présentent une pertinence variable en fonction du contribuable concerné.
Impôts frais réels ou forfait : le principe
Vous assumez des frais professionnels tels que des dépenses liées à votre transport de votre domicile jusqu’à votre client, et vous souhaitez déduire ces frais de vos revenus ? L’administration belge vous donne le choix entre deux modes de déduction :
- la déduction forfaitaire d’une part
- la déduction réelle d’autre part
La déduction forfaitaire vous permet de déduire vos frais professionnels selon un pourcentage, variable en fonction de votre situation. La déduction réelle, a contrario, se base sur les frais professionnels qui ont été réellement engagés.
Déduction des frais réels : les dépenses concernées
Les dépenses déductibles en tant que frais réels sont celles réalisées par le freelance au cours de la période imposable en vue d’acquérir ou de conserver ses revenus professionnels. Les principales catégories sont :
- les frais de déplacement
- les frais liés à l’utilisation d’un bureau au domicile privé
- les frais annexes
Les frais de déplacement
Pour les déplacements domicile-lieu de travail, les frais sont fixés forfaitairement à 0,15 euro par km. Les frais de voiture qui sont supportés pour les déplacements professionnels (autres que pour le déplacement domicile-lieu de travail) sont déductibles à titre de frais professionnels mais certains frais sont limités en fonction de divers critères dont notamment l’émission de CO2 du véhicule.
⚠️ Pour les déplacements professionnels, vous devez pouvoir prouver au moyen de factures, notes ou encore reçus que le nombre de kilomètres et le montant des frais de voiture sont corrects.
Les frais liés à l’utilisation d’un bureau au domicile privé
Si vous installez votre bureau dans votre domicile, il est possible de déduire une partie des frais y afférents. Ainsi, si votre bureau occupe 10 % de votre habitation, vous serez en droit de postuler à la déduction de 10 % de vos factures de chauffage et d’électricité.
Il convient cependant que ce bureau existe réellement ! Par exemple, la simple utilisation de la salle à manger dans le cadre de vos réunions avec vos clients ne sera souvent pas suffisante aux yeux du fisc.
Les frais annexes
Ces dépenses couvrent des champs aussi variés que :
- votre abonnement à internet ou téléphonique
- votre matériel de bureau (informatique, fournitures, mobilier, etc.)
- vos frais de formation
Choisir entre frais forfaitaires et frais réels lorsqu’on est freelance
C’est à chaque travailleur freelance de calculer s’il lui est plus avantageux de s’inscrire dans le régime d’imposition de frais réels ou, à l’inverse, de frais forfaitaires. Les frais forfaitaires présentent à la fois :
- un avantage : vous débarrassez votre quotidien des pièces justificatives (tickets, additions…) et vous vous soulagez ainsi d’une lourde paperasse
un inconvénient : ce que vous gagnez en confort, vous le perdez sur votre compte en banque – le forfait est souvent inférieur aux frais professionnels effectifs…
☝️ Rappel : chaque année est défini un total maximum qui limite le recours à la déduction forfaitaire pour les professionnels.
Les modalités du forfait varient en fonction de la tranche de revenus. Le forfait peut atteindre un maximum de 4 320 euros.
| Tranche de revenus | Pourcentage | Forfait de frais | Total cumulé |
|---|---|---|---|
| Entre 0 € et 6 250 € | 29 % | 1 793,75 € | 1 793,75 € |
| Entre 6 250 € et 12 430 € | 10 % | 618,00 € | 2 411,75 € |
| Entre 12 430 € et 20 680 € | 5 % | 412,50 € | 2 824,25 € |
| Entre 20 680 € et 70 538,16 € | 3 % | 1 495,75 € | 4 320,00 € |
Si vous jugez que vos dépenses effectives (excluant les cotisations sociales) sont moins élevées que ce montant forfaitaire, le processus est simplifié : il vous suffit de déclarer vos revenus, et la déduction forfaitaire s’applique automatiquement à votre déclaration d’impôts.
👋 Vous êtes freelance et hésitez entre les frais professionnels réels ou le recours à un forfait ? Votre expert-comptable MyFid vous aide à le savoir : posez-lui la question !
Comment optimiser vos frais professionnels de freelance
Optimiser vos frais professionnels, c’est maximiser votre rentabilité tout en restant conforme aux obligations fiscales. Voici quelques conseils pratiques pour y parvenir !
N°1 : choisir judicieusement vos investissements
- Évaluez le retour sur investissement de chaque achat : avant d’acheter du matériel ou de souscrire à un service, demandez-vous si cela contribuera directement à générer des revenus ou à améliorer votre efficacité
- Achetez du matériel durable et polyvalent : optez pour des équipements qui dureront longtemps et qui peuvent servir à plusieurs fonctions
N°2 : gérer efficacement vos dépenses technologiques
- Utilisez des logiciels gratuits ou open-source lorsque c’est possible : de nombreux outils professionnels ont des alternatives gratuites qui peuvent être tout aussi efficaces
- Regroupez vos abonnements ou services pour bénéficier de tarifs réduits : beaucoup de services offrent des réductions pour les paiements annuels par rapport aux paiements mensuels
N°3 : optimiser les coûts de communication et de marketing
- Privilégiez le marketing digital : les réseaux sociaux, le référencement SEO et le marketing par contenu sont des moyens rentables de promouvoir votre activité
- Réseautez : participer à des événements de networking ou à des groupes professionnels en ligne peut être un moyen efficace de gagner de nouveaux clients sans coût direct important
N°4 : réduire les frais de déplacement
- Planifiez à l’avance : acheter des billets de train ou d’avion à l’avance peut considérablement réduire les coûts
- Utilisez les transports en commun lorsque c’est possible et pratique : moins cher que de maintenir une voiture, surtout avec les coûts de parking et de carburant
N°5 : économiser sur les frais de formation
- Profitez des formations en ligne gratuites ou à faible coût : il existe de nombreuses ressources disponibles pour se former sans casser la banque
- Investissez dans des formations qui offrent un avantage concurrentiel : concentrez vos ressources sur des compétences en demande qui peuvent augmenter vos tarifs
N°6 : maximiser les déductions fiscales
- Conservez un enregistrement précis de toutes vos dépenses professionnelles : vous pourrez ainsi les déduire correctement de vos impôts
- Consultez un comptable : un professionnel comme les experts MyFid peut vous aider à identifier les déductions fiscales auxquelles vous n’avez peut-être pas pensé et à naviguer dans le système fiscal belge
N°7 : réévaluer régulièrement vos dépenses
- Faites un audit de vos dépenses professionnelles au moins une fois par an : vous pourrez identifier les postes où vous pourriez économiser
Négociez avec vos fournisseurs : ne prenez pas les coûts pour acquis car il est souvent possible de négocier des tarifs plus bas, surtout si vous êtes un client fidèle ou que vous achetez en volume
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