En Belgique, devenir travailleur indépendant personne physique ou chef d’entreprise et exercer son activité au quotidien impliquent des frais. La bonne nouvelle est que vous pouvez déduire fiscalement un grand nombre de ces dépenses.
Concrètement, quelles sont les conditions liées à ces frais professionnels déductibles ? Quelles sont les dépenses qu’un professionnel indépendant peut déduire intégralement et, à l’inverse, celles qu’il ne peut déduire que partiellement ?
Cotisations sociales, frais de déplacement ou encore matériel de bureau : les experts-comptables MyFid vous donnent un aperçu complet des critères à connaître !
Les conditions sous lesquelles les frais professionnels sont déductibles
En votre qualité de travailleur indépendant personne physique ou de chef d’entreprise, un grand nombre de dépenses que vous effectuez pour votre propre entreprise peuvent être déduites de votre chiffre d’affaires (CA). La soustraction de ces frais de votre CA résulte en votre revenu net imposable. Par conséquent, plus vous engagez de frais pour votre entreprise individuelle ou pour votre société, moins vous payez d’impôts.
⚠️ Mais attention : un certain nombre de critères doivent être remplis pour que le fisc belge rembourse vos frais professionnels. Vos frais sont considérés comme professionnels – et donc, sont déductibles – uniquement si :
- ils concernent directement votre activité professionnelle
- la déduction n’intervient pas en retard
- vous pouvez justifier vos dépenses
Vos frais doivent concerner directement votre activité professionnelle
Le fisc ne vous remboursera vos frais professionnels que si ces derniers portent véritablement sur l’exercice de votre profession ou la pérennité de votre entreprise. Par conséquent, les frais purement privés sont totalement exclus.
💡 À noter : les dépenses mixtes, autrement dit celles faites à des fins tant privées que professionnelles, sont prises en compte, mais partiellement uniquement.
La déduction ne doit pas intervenir en retard
Pour être déductibles, vos frais professionnels doivent avoir été consentis ou supportés pendant l’année durant laquelle vous acquérez des revenus.
Vous pouvez justifier vos dépenses
Votre parole ne suffit pas ; les frais professionnels que vous entendez déduire doivent être justifiés par un document. Exemple :
- facture
- souche TVA
- addition
- etc.
👋 C’est le rôle de votre expert-comptable, toute l’année, de récolter ces justificatifs et de faire en sorte que vous tiriez le maximum des possibilités de déduction offertes par l’administration belge. Pour bénéficier d’un devis gratuit et sans engagement de la part de MyFid, cliquez !
Quels frais déductibles entièrement ?
Certains frais professionnels peuvent être déduits dans leur intégralité ; autrement dit, leur montant total peut être déduit de votre chiffre d’affaires. Parmi les principales dépenses de cette nature figurent :
- les frais d’hébergement
- les frais publicitaires
- le matériel de bureau
- les vêtements professionnels
- les frais de consultance
- les formations et les séminaires
- les frais de représentation
- les cotisations sociales
Les frais d’hébergement
Il s’agit par exemple des pôles suivants :
- loyer
- intérêts hypothécaires
- charges d’eau
- électricité
- chauffage
- gaz
⚠️ Attention : si vous travaillez à domicile, un prorata s’applique.
Les frais publicitaires
Il s’agit des campagnes publicitaires, des campagnes de sponsoring, ou encore des articles promotionnels.
Le matériel de bureau
Il s’agit du matériel informatique (ordinateurs, logiciels…) mais également du mobilier (bureau, chaise…).
Les vêtements professionnels
Les vêtements sont déductibles à 100 % seulement lorsqu’ils concernent spécifiquement votre métier (par exemple : un casque de chantier si vous exercez en tant qu’expert en bâtiment).
Les frais de consultance
Les honoraires facturés par votre expert-comptable, votre fiscaliste ou encore votre juriste sont entièrement déductibles.
Les formations et les séminaires
S’ils sont directement liés à votre activité professionnelle actuelle, alors ils sont déductibles ; ce n’est pas le cas pour une réorientation.
Les frais de représentation
Il s’agit des frais généraux tels que les parkings ou les hôtels. Pas d’excès : le fisc est particulièrement vigilant en la matière…
Les cotisations sociales
Les cotisations sociales permettent au travailleur indépendant de jouir de droits et de protections dans différents domaines :
- remboursement des soins médicaux
- pension de retraite
- aides en cas de maladie ou d’incapacité à exercer son activité professionnelle
- etc.
Leur paiement via votre caisse d’assurances sociales est 100 % déductible.
Quels frais déductibles partiellement ?
À l’inverse, vous ne pourrez déduire qu’en partie certains frais professionnels ; en d’autres termes, un pourcentage seulement du montant, variable en fonction de la nature de la dépense, peut être déduit de votre chiffre d’affaires. Parmi les principales dépenses de ce type figurent :
- les frais de réception
- les frais de restaurant
- les frais de déplacement
Les frais de réception
Les pôles de dépenses concernés sont, par exemple :
- les traiteurs
- les locations de salles
- les cadeaux d’affaires
La déductibilité est de 50 %.
Les frais de restaurant
Un déjeuner ou un dîner d’affaires dont vous paierez l’addition ? Ces dépenses sont déductibles à 69 %.
Les frais de déplacement
Depuis 2021, la réglementation en matière de déductibilité des véhicules professionnels a connu plusieurs changements. Désormais, c’est la formule suivante qui prévaut dans le calcul du taux de déductibilité d’une voiture de société :
taux de déductibilité 🟰 120 % – (0,5 % X coefficient carburant X CO²/km)
La valeur de ce coefficient carburant varie comme suit :
- Diesel (même hybride) 🟰 1·
- essence (même hybride) 🟰 0,95
- CNG (sous conditions) 🟰 0,9
Quels frais déductibles sur le long terme ?
Certains investissements réalisés dans le cadre de votre entreprise s’étalent sur plusieurs années. Pour ces dépenses, un pourcentage d’amortissement partiel s’applique chaque année. Par exemple :
- une voiture : le véhicule étant généralement amorti sur cinq ans, vous imputez 20 % des frais professionnels chaque année
- un smartphone ou un ordinateur portable : un pourcentage de 33 % par an s’applique
- un immeuble de bureaux : un pourcentage de 3 % annuel s’applique
Les frais professionnels déductibles par forfait : comment ça marche ?
En tant que profession libérale ou dirigeant d’entreprise, vous avez le droit d’opter pour une déduction forfaitaire des frais professionnels. Le principe ? Le montant du forfait est déterminé sur la base de votre chiffre d’affaires à laquelle sont déduites vos cotisations sociales. Votre pourcentage augmentera à mesure que votre CA croîtra.
Les frais forfaitaires présentent à la fois :
✔️ un avantage : vous débarrassez votre quotidien des pièces justificatives (tickets, additions…) et vous vous soulagez ainsi d’une lourde paperasse
❌ un inconvénient : ce que vous gagnez en confort, vous le perdez sur votre compte en banque – le forfait est souvent inférieur aux frais professionnels effectifs…
👋 Dans votre cas particulier, vaut-il mieux déclarer vos frais professionnels réels ou recourir à un forfait ? Votre expert-comptable MyFid vous aide à le savoir : posez-lui la question !
⚠️ MyFid attire votre attention sur deux points :
- les tranches de revenus et les taux apparentés peuvent varier d’une année à l’autre·
- chaque année est défini un total maximum qui limite le recours à la déduction forfaitaire pour les professionnels : en 2023, ce total maximal était fixé à 4 430 euros
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