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Frais de représentation : liste et déductibilité pour les professionnels belges

Les frais de représentation désignent tous les frais généraux nécessaires à l’exercice de votre activité : nourriture, vêtements, parking, transport, hôtel, etc.

Et qui dit optimisation fiscale de votre entreprise dit maîtrise de ces frais de représentation !

Mais que sont exactement les frais de représentation et quelles sont les règles inhérentes en matière de déductibilité ?

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Les frais de représentation, c’est quoi ?

Les frais de représentation sont des dépenses que les dirigeants d’entreprise engagent dans le cadre de leurs fonctions. Concrètement, ces frais peuvent être déduits des cotisations sociales des dirigeants. Par ailleurs, les employés ont également la possibilité de les déduire de leur déclaration de revenus.

☝️​ Il est important de noter que ces dépenses doivent être effectuées dans l’intérêt direct de l’entreprise. Par conséquent, les dépenses de nature privée ne peuvent pas être considérées comme des frais de représentation.

Les conditions pour appartenir à la catégorie des frais de représentation

Pour qu’une dépense soit considérée comme un frais de représentation, elle doit remplir quatre critères essentiels :

  • effectuée durant l’année fiscale en cours : la dépense doit avoir eu lieu au cours de l’année pour laquelle vous faites votre déclaration
  • engagée pour générer ou maintenir des revenus : la dépense doit viser à augmenter ou à préserver les bénéfices de l’entreprise
  • pertinente à votre activité professionnelle : la dépense doit être directement en lien avec votre activité d’indépendant ou d’entrepreneur
  • justifiée par un document officiel : chaque dépense doit être appuyée par une preuve tangible telle qu’une facture, un reçu ou un ticket TVA

La liste des principaux frais de représentation

Types de fraisExemples
Frais de transportIndemnités kilométriques, frais de carburant…
Frais de voyage ou de déplacementBillets d’avion, billets de train…
Frais de nourriture et de réceptionRepas d’affaires, événements de représentation…
Frais de logementFrais d’hôtel, location de logement temporaire…
Frais d’informatique et de communicationTéléphone portable, ordinateur…
Frais vestimentairesRobe d’avocat, casque de chantier…

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Liste des principaux frais de représentation

Les frais de transport

Les frais de transport concernent principalement les trajets entre votre domicile et votre lieu de travail fixe. Ce type de déplacement ne comprend pas les distances supplémentaires parcourues pour des raisons personnelles, telles que conduire vos enfants à l’école ou à la crèche ; ces distances sont considérées comme des déplacements privés.

Par défaut, vous avez droit à un forfait légal pour vos frais de déplacement personnels (domicile-lieu de travail). Ce forfait est calculé par l’administration fiscale en fonction de vos revenus imposables et est automatiquement déduit lors du calcul de votre impôt.Cependant, si vos frais réels de déplacement sont supérieurs au forfait légal, vous pouvez choisir de déclarer ces frais réels. Si le montant calculé par le forfait est plus élevé que vos frais réels, l’administration fiscale appliquera automatiquement l’option la plus avantageuse pour vous.

🔎​ Pour les dirigeants d’entreprise, le forfait pour les frais professionnels est de 3 % de la totalité des revenus professionnels, avec un plafond de 2 910 euros pour l’exercice 2024 (revenus 2023).

Les frais de voyage ou de déplacement

Pour les indépendants belges, les frais engagés pour des déplacements professionnels, tels que la participation à des réunions, des conférences ou des visites de clients, peuvent être déduits fiscalement.

🏖️​ Il est important de s’assurer que le voyage est effectivement à but professionnel ! Il ne suffit pas de rendre visite à un ami à Zurich ou Barcelone pour bénéficier de ces déductions… Vous devez être capable de démontrer que vous assistez à une conférence locale, que vous rendez visite à un client ou que vous développez une relation avec un fournisseur-clé. Soyez prêt à fournir des preuves de la nature professionnelle de votre voyage.

Les règles de déduction des frais de voyage varient selon votre statut :

  • chefs d’entreprise : vous pouvez déduire des per diem (« par jour » en latin), une somme forfaitaire couvrant par exemple les frais de nourriture et autres dépenses (ce montant est fixé par pays et ne peut généralement pas être combiné avec les frais réels engagés pendant le voyage)
  • personnes physiques : vous pouvez déduire les frais réels engagés lors de vos déplacements (il est important de conserver tous les justificatifs, reçus et factures de vos dépenses pour pouvoir les déduire)

Les frais de nourriture et de réception

Les frais de restaurant concernent la nourriture consommée dans un établissement proposant des services de restauration. Ces frais peuvent être déduits à hauteur de 69 %.En ce qui concerne les plats livrés, que ce soit à domicile, en télétravail ou au bureau, ils sont considérés comme des frais de réception. Ces frais sont déductibles à 50 % pour l’impôt, mais ne sont pas déductibles de la TVA.

🍴​ MyFid vous recommande de garder une approche raisonnable et constante pour les frais de restaurant ; il est important de pouvoir établir un lien clair et justifiable entre ces dépenses et votre activité d’indépendant !

Les frais de logement

Les frais d’hôtel peuvent être déduits fiscalement, à condition que vous puissiez démontrer à l’administration fiscale qu’ils sont nécessaires pour des raisons professionnelles et qu’ils ne sont pas excessifs.

Voici quelques points importants à considérer pour éviter les erreurs lors de la déduction de vos frais d’hôtel :

  • présence du partenaire : si votre partenaire vous accompagne, ses frais de séjour ne peuvent pas être déduits (assurez-vous de séparer les éléments de facture liés à votre conjointe ou conjoint)
  • séjour prolongé : si vous prolongez votre séjour pour des raisons personnelles, ne déduisez que les nuitées où vous pouvez prouver qu’il y avait une activité professionnelle
  • frais de restaurant sur la facture d’hôtel : si votre facture d’hôtel inclut des frais de restaurant, sachez que ces frais doivent être traités séparément
  • activités de divertissement et de tourisme : tous les frais de divertissement, de tourisme et de gastronomie combinés avec des activités de formation seront rejetés par l’administration fiscale

Les frais d’informatique et de communication

Pour les indépendants, l’administration fiscale accepte une déduction de 75 % sur le matériel multimédia, avec une récupération de TVA à 100 % sur cette partie. Vous pouvez prétendre à une déduction de 100 % si vous pouvez prouver que vous possédez un deuxième smartphone dédié exclusivement à un usage privé.

Pour les entreprises, la situation est légèrement différente. La déduction est acceptée à 100 %, mais un avantage en nature est attribué au dirigeant qui utilise ce matériel à des fins personnelles.

Les frais vestimentaires

En règle générale, les achats de vêtements ne sont pas déductibles fiscalement.

Pour l’impôt sur le revenu, les vêtements à usage général sont systématiquement rejetés par l’administration fiscale. Ils incluent les vêtements dits de ville, de soirée, de cérémonie, de voyage ou de loisirs, qui ne sont pas considérés comme des dépenses déductibles.Seuls les vêtements véritablement professionnels peuvent être déduits. Cette exception concerne les vêtements professionnels imposés par la réglementation du travail comme la robe de l’avocat, la blouse des professionnels de la santé ou l’uniforme de travail d’un artisan.

🎭​ Pour les artistes, les vêtements et accessoires achetés spécifiquement pour exercer leur art sont déductibles. Par exemple, les tenues de scène qui ne peuvent être portées que pendant une performance artistique sont déductibles.

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