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Les obligations comptables du travailleur indépendant en Belgique

Un travailleur indépendant est une personne physique qui exerce une activité professionnelle lucrative qui ne le lie pas à un employeur par un contrat de travail. L’indépendant est, en quelque sorte, son propre patron. Pour l’arrêté royal du 27 juillet 1967, un tel statut implique d’exécuter son travail sans aucune relation de subordination.

Le travailleur indépendant exerce son activité :

  • soit dans une entreprise individuelle : on parle alors d’indépendant personne physique
  • soit dans une société : on parle alors de personne morale

Il bénéficie d’un statut social propre et d’un régime de sécurité sociale spécifique.

L’Institut national des assurances sociales pour les indépendants (INASTI) distingue plusieurs catégories de travailleurs indépendants. Les 3 principales sont :

  1. les indépendants à titre principal
  2. les indépendants à titre complémentaire
  3. les conjoints aidants

Les indépendants à titre principal

Ces indépendants sont dits « à titre principal » car leur activité principale ne les lie pas à un employeur par un contrat de travail. Il s’agit donc des personnes dont le temps de travail est consacré majoritairement à leur activité d’indépendant. Celle-ci peut être, principalement, de nature :

  1. libérale
  2. commerciale
  3. artisanale

L’activité indépendante libérale

L’activité libérale se caractérise essentiellement par la fourniture de services non commerciaux. Un travailleur exerçant en libéral peut dépendre d’un ordre professionnel ou, à l’inverse, ne faire l’objet d’aucune réglementation spécifique.

💡 Voici quelques exemples de travailleurs indépendants en libéral :

L’activité indépendante commerciale

Le commerçant réalise des opérations commerciales à titre habituel telles que des achats pour revente, des opérations d’intermédiaire ou encore du transport de marchandises, ou exerce une activité assimilée à du commerce.

💡 Voici quelques exemples de travailleurs indépendants en commerce :

  • les restaurateurs
  • les opticiens
  • les auto-écoles

L’activité indépendante artisanale

L’artisan exerce une activité indépendante de production, de transformation, de réparation ou de prestations de services, avec l’aide éventuelle d’un nombre limité de salariés. Il est titulaire d’un diplôme attestant de son statut d’artisan.

💡​ Voici quelques exemples de travailleurs indépendants en artisanat :

  • les coiffeurs
  • les esthéticiens
  • les couturiers

Les indépendants à titre complémentaire

Ces indépendants sont dits « à titre complémentaire » car parallèlement à leur activité d’indépendant, ils exercent une autre activité professionnelle pour le compte d’un employeur.

💡​ C’est le cas, par exemple, d’un graphiste salarié dans une agence qui, quelques heures par mois, va effectuer des missions de graphisme en freelance.

Découvrez notre guide de la comptabilité en tant qu’indépendant complémentaire.

Les conjoints aidants

Ces indépendants sont dits « conjoints aidants » lorsqu’ils sont mariés ou en cohabitation légale avec un travailleur indépendant et :

  • qu’ils apportent une aide effective dans l’affaire de leur conjoint ou partenaire indépendant, régulièrement ou au moins 90 jours par an
  • qu’ils n’ont pas de revenus personnels supérieurs à 3 000 euros par an provenant d’une activité professionnelle indépendante
  • qu’ils n’ont pas de revenus personnels provenant d’une activité en tant que salarié ou fonctionnaire

💡​ C’est le cas, par exemple, d’une personne qui travaillerait dans le studio de tatouage ou de piercing de son partenaire sans en être salarié.

Quelles sont les obligations comptables des indépendants ?

En Belgique, un travailleur indépendant n’est pas uniquement soumis à des obligations comptables : il est aussi astreint à des obligations légales. Il doit principalement :

  1. s’affilier à une caisse d’assurance sociale et à une mutualité
  2. payer des cotisations sociales
  3. communiquer ses changements de situation professionnelle ou familiale

Dans le cas où vous avez le droit de tenir une comptabilité simple

La comptabilité dite « simple » ou « simplifiée » est une dérogation mise en place par le législateur. Dédiée principalement aux travailleurs indépendants personnes physiques dont le chiffre d’affaires annuel ne dépasse pas les 500 000 euros HTVA, elle implique de produire un nombre de documents et de justificatifs moins élevé que la comptabilité dite « complète ».

Dans le cadre d’une comptabilité simplifiée, seuls 3 documents doivent être tenus à jour :

  1. le journal des achats
  2. le journal des ventes
  3. le journal des opérations financières

Un autre impératif s’ajoute : la réalisation d’un inventaire annuel. Il doit énumérer :

  1. les marchandises
  2. les actifs immobilisés
  3. les créances
  4. les dettes
  5. les obligations

Dans le cas où vous avez l’obligation de tenir une comptabilité complète

Même si vous êtes indépendant personne physique, vous avez l’obligation de passer en comptabilité dite « complète » ou « double » si votre chiffre d’affaires annuel dépasse les 500 000 euros HTVA. Elle implique un nombre de justificatifs accru et des processus plus complexes que la comptabilité simple.

Avec cette comptabilité double, chaque opération financière ou commerciale effectuée doit être traduite par une double écriture comptable :

  • l’une au crédit d’un compte
  • l’autre au débit d’un autre compte

En outre, vous devez tenir :

  1. un journal auxiliaire
  2. un grand livre des comptes
  3. un journal centralisateur
  4. vos valances provisoires

⚠️ Une comptabilité complète implique aussi le respect du Plan Comptable Minimum Normalisé (PCMN), qui réunit tous vos comptes nécessaires à l’enregistrement des mouvements de valeur dans votre entreprise.

Quelles sont les obligations légales des indépendants ?

En Belgique, un travailleur indépendant n’est pas uniquement soumis à des obligations comptables : il est aussi astreint à des obligations légales. Il doit principalement :

  1. s’affilier à une caisse d’assurance sociale et à une mutualité
  2. payer des cotisations sociales
  3. communiquer ses changements de situation professionnelle ou familiale

Un travailleur indépendant doit s’affilier à une caisse d’assurance sociale et à une mutualité

Un travailleur indépendant doit d’abord être affilié à une caisse d’assurance sociale ainsi qu’à une mutualité.

⚠️​ Attention : ces 2 affiliations doivent être réalisées avant le début de votre activité de travailleur indépendant. Dans le cas contraire, vous vous exposez à une amende administrative pouvant aller de 500 euros à 2 000 euros.

Un travailleur indépendant doit payer des cotisations sociales

Les cotisations sociales dont doit s’acquitter un travailleur indépendant vont varier selon qu’il exerce son activité :

  • à titre principal
  • à titre complémentaire
  • en tant que conjoint aidant

Leur taux oscille entre 14,16 % et 20,50 %.

Un travailleur indépendant doit communiquer ses changements de situation professionnelle ou familiale

Un travailleur indépendant a l’obligation de signaler à sa caisse d’assurance sociale tout changement lié à :

  1. sa situation professionnelle
    💡​ Exemple : vous exerciez votre activité à titre principal mais ne l’exercez plus qu’à titre complémentaire.
  2. sa situation personnelle
    💡​ Exemple : vous avez divorcé de votre conjointe ou conjoint.

Questions fréquentes sur les obligations comptables des entreprises individuelles

Auto-comptabilité, utilisation du logiciel Excel, assujettissement à la TVA ou encore rendu d’un bilan comptable : MyFid répond aux questions que vous nous posez le plus souvent.

En tant que travailleur indépendant, puis-je tenir ma comptabilité seul ?

✔️ Vous n’avez aucune obligation de solliciter les services d’un expert-comptable pour tenir une comptabilité simplifiée : vous avez le droit d’effectuer vous-mêmes toutes les démarches.

​❌​ En revanche, tenir une comptabilité double ou complète vous oblige à recourir à un professionnel de la comptabilité.

Quelles que soient vos obligations comptables, MyFid vous simplifie la vie et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : votre cœur de métier. Nous vous dédions un expert-comptable spécialiste de votre pôle d’activité qui va :

  1. tenir toute l’année votre compta
  2. préparer vos déclarations à la fois professionnelles et personnelles
  3. vous accompagner et vous conseiller sur vos droits à la déduction de frais professionnels
  4. vous tenir à jour des dernières mesures en vigueur

Les travailleurs indépendants peuvent-ils tenir une comptabilité simplifiée sur Excel ?

✔️ Oui : si vous êtes autorisé à tenir une comptabilité simplifiée, alors vous pouvez utiliser Microsoft Excel, le logiciel tableur de la suite bureautique Microsoft Office. L’intitulé et le contenu des colonnes renseignées varieront selon l’activité que vous exercez : libéral, commerçant ou artisan.

Parmi les informations à rappeler figureront (liste non-exhaustive) :

  • les montants HTVA
  • les montants avec TVA
  • l’immatriculation de la facture
  • la date d’émission de la facture
  • la date d’encaissement de la facture

En utilisant MyFid, vous n’avez qu’à scanner vos documents via notre application sécurisée depuis votre smartphone : nos experts-comptables s’occupent de tout le reste.

Vous pouvez ensuite consulter l’état de vos comptes à tout instant.

En tant que travailleur indépendant, suis-je assujetti à la TVA ?

✔️ Oui, les travailleurs indépendants de Belgique sont assujettis à la TVA, sauf exception (vous pouvez demander une franchise si votre chiffre d’affaires annuel est inférieur à 25 000 euros HTVA).

La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) est une taxe qu’un travailleur indépendant facture en plus à un client sur un produit ou un service, puis que ce même travailleur reverse à l’État belge lors d’une déclaration trimestrielle ou annuelle.

Il existe plusieurs taux de TVA en Belgique :

  • 6 % (pour les produits alimentaires, par exemple)
  • 12 % (pour les produits phytosanitaires, par exemple)
  • 21 % (celui qui s’applique par défaut et, de fait, le plus répandu)

Est-il obligatoire de se soumettre à un bilan comptable pour les travailleurs indépendants ?

Un bilan comptable est un document de comptabilité qui présente la situation patrimoniale chiffrée d’une entreprise à un moment donné. Elle est constituée :

  • des possessions et des créances de l’entreprise dans une colonne (c’est l’actif)
  • des dettes de l’entreprise dans une autre colonne (c’est le passif)

✔️​ Lorsque vous tenez une comptabilité simplifiée, vous n’êtes pas tenu de livrer un bilan comptable.

❌​ En revanche, c’est obligatoire en cas de comptabilité double.