Émettre une facture lorsque l’on travaille à son compte et que l’on a vendu des biens ou presté des services, ça ne s’improvise pas !
Quels éléments devez-vous obligatoirement faire figurer dans une facture ? Quelle est votre latitude en matière de personnalisation de vos factures ? Comment présenter les différents éléments de votre facture sur une simple feuille A4 ?
Modèle de facture et explications signés des experts-comptables MyFid !
Modèle de facture simple
Vous démarrez votre activité en indépendant, à titre principal ou à titre complémentaire ?
Pour émettre vos factures en toute légalité, MyFid vous propose de vous inspirer du modèle ci-dessous.
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Une facture, c’est quoi ?
Une facture est une pièce comptable émise par un vendeur à l’intention de son client, détaillant le montant dû pour des biens ou services fournis. Ce document est essentiel non seulement pour le suivi des échanges commerciaux, mais aussi pour les besoins de la fiscalité, permettant ainsi à l’État de percevoir les taxes appropriées.
💎 Elle informe également le client sur la nature exacte des charges et renforce ainsi la transparence de la transaction.
À quoi servent les factures ?
Les factures remplissent plusieurs fonctions.
Elles sont primordiales pour la tenue des comptes, car elles enregistrent toutes les opérations de vente.
D’un point de vue légal, elles constituent une preuve formelle de l’accord commercial entre le fournisseur et le client, et peuvent être utilisées comme justificatif en cas de litige ou de retard de paiement.
Sur le plan fiscal, les factures sont indispensables pour la déclaration et la déduction de la TVA.
Les obligations liées à la facturation en Belgique
En Belgique, l’émission d’une facture est mandatée par la loi dans plusieurs contextes spécifiques, tels que :
- la vente de biens ou de services à caractère commercial
- les transactions en gros
- les ventes à tempérament (où le règlement du prix par l’acheteur est réparti en plusieurs paiements partiels)
- les activités liées au secteur de la construction
- et d’autres !
Que faire figurer dans une facture ?
Une facture en Belgique doit inclure certains éléments-clés pour être conforme :
- un numéro séquentiel unique pour chaque facture, facilitant le suivi des transactions
- vos informations personnelles, qui incluent le nom complet de l’entreprise, la forme juridique, l’adresse, le numéro d’entreprise (BCE) et le numéro de TVA
- les informations du client : son nom, son adresse, et son numéro de TVA si applicable
- les dates de l’émission de la facture et de la livraison des biens ou services
- une description claire des produits ou services fournis
- le prix unitaire de chaque article ou service ainsi que la quantité fournie
- le total hors TVA
- le taux de TVA applicable, qui peut être de 21 %, 12 %, 6 % ou 0 % selon les cas
- une mention spécifique en cas d’exonération de TVA, expliquant la raison légale selon les règles européennes ou nationales pertinentes
- le montant total à payer, taxes comprises
💡 Il est aussi recommandé de mentionner la date limite de paiement, les coordonnées bancaires (IBAN et BIC) et votre adresse e-mail. Assurez-vous d’inclure les termes et conditions convenus, tels que les pénalités en cas de paiement tardif ou de non-paiement, et le tribunal compétent pour les litiges.
Les sanctions en cas de manquements
En cas de non-émission ou d’émission d’une facture incomplète, les sanctions peuvent être sévères sous le régime du code de la TVA. Une amende pouvant atteindre le double de la TVA due sur le montant concerné est imposable. En cas de tentative de fraude ou de nuisances intentionnelles, les pénalités peuvent inclure des amendes plus lourdes et potentiellement des peines d’emprisonnement.
En outre, une facture incorrecte ou incomplète peut conduire à des contestations par le client, ce qui peut mettre en péril la validité de la demande de paiement.
La personnalisation des factures
Bien plus qu’une simple obligation légale, une facture est une communication directe avec votre client. Elle ne se contente pas de demander le paiement ; elle transmet également l’image de votre entreprise et affirme votre sérieux et votre désir de maintenir une relation commerciale durable.
🎨 En personnalisant vos factures, vous optimisez vos chances de recevoir un paiement complet et ponctuel, tout en renforçant votre image de marque auprès de votre clientèle !
Vos termes et conditions
Il est très important de définir clairement vos termes et conditions avant d’entamer une relation commerciale. Ces termes doivent inclure les modalités de règlement des litiges et les conséquences d’un paiement tardif, généralement fixées à 10 % du montant de la facture. Ces détails préventifs aident à établir les attentes et à sécuriser vos transactions.
Votre charte graphique
La charte graphique de vos factures joue un rôle non négligeable dans la reconnaissance de votre marque ! Pensez à :
- votre logo : il identifie rapidement votre entreprise auprès du client
- vos couleurs : choisissez les teintes qui correspondent à l’identité visuelle de votre entreprise pour les intégrer dans la conception de vos factures
- votre mise en page : la personnalisation de la mise en page doit respecter les obligations légales, mais vous pouvez l’ajuster pour mieux refléter le caractère unique de votre entreprise
Faire une facture : FAQ
Date d’émission de la facture, accusé de réception, experts-comptables pour traiter les factures : vos questions, les réponses de notre cabinet comptable !
À quel moment émettre ses factures en Belgique ?
En pratique, il est courant d’émettre une facture après la livraison des biens ou la prestation des services, dans ce que l’on considère comme un « délai raisonnable ». Bien que cela soit légalement acceptable, un délai de facturation prolongé peut être perçu comme suspect par un tribunal en cas de conflit sur le paiement. Il est donc conseillé d’émettre les factures peu de temps après la livraison ou la prestation pour éviter toute complication.
Selon la législation, une facture doit être envoyée au plus tard le 15e jour du mois suivant la prestation ou la livraison. Toutefois, il est fréquent pour de nombreuses entreprises de procéder à la facturation en fin de mois. Pour les services occasionnels fournis à des particuliers ou de petites entreprises, il est recommandé d’envoyer la facture immédiatement.Si la transaction est assujettie à la TVA, des règles spécifiques s’appliquent. La législation sur la TVA exige que la facture soit émise soit au moment du paiement, soit dans les cinq jours ouvrables après la fin du mois au cours duquel la livraison ou la prestation a eu lieu.
Comment m’assurer que mon client a bien reçu ma facture et qu’il va me payer ?
Le paiement constitue l’étape finale du processus de facturation ! Il est judicieux de demander une confirmation de réception dès l’envoi de la facture. Concernant les relances, il est conseillé de ne pas attendre un oubli éventuel de la part de votre client. Un premier rappel est généralement envoyé 10 jours après la date d’échéance de la facture pour prévenir les retards de paiement.
Pour minimiser les risques de retard, il est également prudent de clarifier avec le client les différents postes qui figureront sur la facture bien avant son émission.
Combien de temps conserver ses factures ?
Que vous émettiez des factures papier ou des factures électroniques, la règle est la même : pour le SPF Finances, vous devez conserver toutes les factures et copies de factures pendant 10 ans à partir du 1er janvier de l’année qui suit leur date d’émission.
Puis-je déléguer la création de mes factures à un tiers ?
Confier la création de vos factures à une entité extérieure peut vous libérer de contraintes administratives complexes. MyFid offre des services spécialisés pour prendre en charge toutes les démarches relatives à cette tâche. En choisissant notre fiduciaire, vous assurez une gestion professionnelle et évitez les erreurs potentielles, ce qui vous permet de vous concentrer pleinement sur le cœur de votre activité. Demande-nous un devis gratuit et sans engagement !
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