Depuis le 1er janvier 2026, les règles de facturation ont changé en Belgique. Toute transaction entre deux entreprises assujetties à la TVA (B2B) doit désormais passer par une facture électronique structurée au format Peppol.
Les factures PDF, Word ou papier ne suffisent plus pour le B2B, mais restent parfaitement valables si vous facturez des particuliers (B2C).
Que vous démarriez votre activité en indépendant ou que vous facturiez depuis des années, ce guide fait le point sur les mentions obligatoires, le modèle de facture classique (toujours utilisable en B2C) et les nouvelles obligations de facturation électronique obligatoire dès 2026.
L’info en 5 points-clés
- Depuis le 1er janvier 2026, la facture électronique structurée (Peppol) est obligatoire pour toutes les transactions B2B en Belgique. Les factures PDF, papier ou Word ne sont plus conformes entre professionnels.
- Les factures classiques restent autorisées pour le B2C. Si vous facturez des particuliers, vous pouvez continuer à utiliser un modèle PDF ou papier sans limite de temps.
- Toute facture belge doit contenir au minimum 10 mentions obligatoires : numéro séquentiel, coordonnées complètes du vendeur et de l’acheteur, description des biens ou services, montants HT et TTC, et taux de TVA applicable, etc.
- Le SPF Finances accorde une période de tolérance de 3 mois (janvier-mars 2026). Aucune sanction ne sera appliquée si vous démontrez avoir pris des mesures raisonnables pour vous conformer. Dès avril 2026, les amendes vont de 50 à 5 000 EUR par infraction.
- Les frais de logiciel de facturation électronique sont déductibles à 120 % pour les indépendants et PME, et ce jusqu’à l’exercice 2027. Un coup de pouce fiscal à ne pas manquer.
Modèle de facture simple (B2C)
Vous facturez des particuliers ou vous cherchez un modèle pour comprendre la structure d’une facture belge conforme ? Le modèle PDF ci-dessous reprend toutes les mentions légales requises :
⚠️ Attention : ce modèle PDF reste valable pour les factures adressées à des particuliers (B2C). Pour les transactions entre professionnels (B2B), vous devez depuis le 1er janvier 2026 émettre une facture électronique structurée via le réseau Peppol.
Une facture, c’est quoi ?
Une facture est une pièce comptable qu’un vendeur adresse à son client pour détailler le montant dû après la livraison de biens ou la prestation de services. Elle sert de preuve commerciale, de base pour la comptabilité et de justificatif pour le SPF Finances en matière de TVA.
Le client, de son côté, sait exactement ce qu’il paie et pourquoi. La facture rend la transaction transparente pour les deux parties.
À quoi servent les factures ?
Les factures remplissent trois fonctions distinctes.
- Comptablement, elles enregistrent chaque opération de vente et permettent de reconstituer le chiffre d’affaires.
- Juridiquement, elles constituent une preuve formelle de l’accord entre le fournisseur et le client, un atout en cas de litige ou de retard de paiement.
- Fiscalement, elles sont indispensables pour la déclaration et la déduction de la TVA.
Les obligations de facturation en Belgique
La loi belge impose l’émission d’une facture dans plusieurs situations :
- la vente de biens ou de services à caractère commercial
- les transactions en gros
- les ventes à tempérament (paiement du prix réparti en plusieurs versements)
- les activités liées au secteur de la construction
- les livraisons intracommunautaires de biens
Au-delà de l’émission de factures conformes, les assujettis TVA doivent également établir un listing annuel des clients TVA reprenant toutes les transactions B2B réalisées au cours de l’année civile.
Que faire figurer dans une facture ?
Une facture belge doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires pour être conforme. Voici la liste complète :
- Un numéro séquentiel unique pour chaque facture, sans interruption dans la numérotation
- Les coordonnées du vendeur : nom complet ou dénomination sociale, forme juridique, adresse du siège, numéro d’entreprise (BCE) et numéro de TVA
- Les coordonnées du client : nom, adresse et numéro de TVA (si le client est assujetti)
- La date d’émission de la facture et la date de livraison des biens ou de la prestation
- Une description claire des produits livrés ou des services prestés
- Le prix unitaire de chaque article ou service, ainsi que la quantité
- Le montant total hors TVA
- Le taux de TVA applicable — 21 %, 12 %, 6 % ou 0 % selon la nature de l’opération
- Une mention spécifique en cas d’exonération de TVA, avec la référence légale (article du Code TVA ou de la directive européenne)
- Le montant total TTC (toutes taxes comprises)
☝️ Recommandation : ajoutez aussi la date limite de paiement, vos coordonnées bancaires (IBAN et BIC), votre adresse e-mail, les conditions générales de vente (pénalités de retard, tribunal compétent en cas de litige) et un QR code de paiement pour faciliter le règlement.
Pour comprendre en détail toutes les subtilités réglementaires, consultez notre guide complet de la facturation.
Quelles sont les sanctions en cas de facturation non-conforme ?
Ne pas émettre de facture (ou en émettre une incomplète) expose à des sanctions sévères sous le régime du Code de la TVA. L’amende peut atteindre le double de la TVA due sur le montant concerné.
En cas de fraude intentionnelle, les pénalités sont plus lourdes : amendes majorées et possibilité de poursuites pénales. Une facture incorrecte peut aussi conduire le client à contester la validité de la demande de paiement, ce qui complique sérieusement le recouvrement.
Quels changements avec la facturation électronique ?
Depuis le 1er janvier 2026, la loi du 6 février 2024 impose à tous les assujettis TVA belges d’émettre et de recevoir des factures électroniques structurées pour les transactions B2B.
Qu’est-ce qu’une facture électronique structurée ?
Ce n’est pas un PDF envoyé par e-mail. Une facture électronique structurée est un fichier au format XML, conforme à la norme UBL 2.1 et au standard européen EN 16931.
Elle transite via le réseau Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine), un réseau sécurisé qui connecte les entreprises et les administrations à travers l’Europe.
Concrètement, votre logiciel de facturation génère le fichier XML, l’envoie via Peppol, et le logiciel de votre client le reçoit et l’intègre automatiquement dans sa comptabilité. Plus de saisie manuelle, moins d’erreurs.
Qui est concerné ?
| Situation | Obligation |
|---|---|
| Facture entre deux entreprises belges assujetties TVA (B2B) | Facture électronique Peppol obligatoire |
| Facture vers une administration publique (B2G) | Facture électronique obligatoire (depuis 2022) |
| Facture vers un particulier (B2C) | Format libre : PDF, papier, Word… |
| Facture internationale (UE ou hors-UE) | Pas d’obligation — facture structurée uniquement avec l’accord du destinataire |
☝️ Point subtil : même si vous ne facturez que des particuliers, vous devez être capable de recevoir des factures électroniques structurées de vos fournisseurs professionnels. Quand votre fournisseur vous envoie une e-facture via Peppol, vous devez pouvoir la traiter.
Exception : les entreprises exonérées selon l’article 44
Les entreprises qui réalisent uniquement des opérations exemptées en vertu de l’article 44 du Code de la TVA : prestations médicales, activités socio-culturelles et transactions financières, ne sont pas tenues d’utiliser la facturation électronique.
Période de tolérance et sanctions
Le SPF Finances a prévu une période de tolérance de 3 mois, de janvier à mars 2026. Pendant cette période, aucune sanction ne sera appliquée, à condition que l’entreprise puisse démontrer qu’elle a pris des mesures raisonnables et en temps utile pour se conformer à l’obligation.
À partir d’avril 2026, les amendes s’appliquent : de 50 à 5 000 € par infraction pour factures absentes ou irrégulières.
Comment s’y mettre concrètement ?
Plusieurs logiciels conformes Peppol sont disponibles pour les indépendants et PME belges. Certains proposent des formules gratuites, d’autres des abonnements à partir de 4 à 5 € par mois.
Parmi les solutions disponibles sur le marché belge : myfid (chez nous), InvoX (accès Peppol gratuit avec 1 facture/mois), Doccle (dès 4 €/mois), Billit, MaFacturation, Flexina ou encore Peppol Box.
☝️ Avantage fiscal à saisir : pour les exercices d’imposition 2024 à 2027, les indépendants et petites PME peuvent déduire à 120 % les frais d’abonnement à un logiciel de facturation électronique. Un abonnement de 10 €/mois vous donne donc une déduction fiscale de 144 € au lieu de 120 € par an.
La personnalisation des factures
Votre facture, au-delà de son rôle juridique, est un support de communication. Elle véhicule l’image de votre entreprise auprès de vos clients et renforce votre crédibilité professionnelle.
Vos termes et conditions
Définissez clairement vos conditions générales de vente avant d’entamer toute relation commerciale. Précisez :
- le délai de paiement (30 jours est la norme en Belgique pour le B2B)
- les pénalités de retard : généralement fixées à 10 % du montant de la facture
- le tribunal compétent en cas de litige
- les modalités d’escompte éventuel pour paiement anticipé
Ces mentions protègent vos intérêts et clarifient les attentes dès le départ.
Votre charte graphique
Même avec la facturation électronique, l’aspect visuel de vos factures compte. Pensez à :
- Votre logo : il identifie immédiatement votre entreprise
- Vos couleurs : intégrez les teintes de votre identité visuelle dans la conception de vos factures
- Votre mise en page : personnalisez-la tout en respectant les obligations légales — la plupart des logiciels de facturation Peppol permettent cette personnalisation
Questions fréquentes
À quel moment émettre une facture en Belgique ?
Selon la législation belge, une facture doit être envoyée au plus tard le 15e jour du mois suivant la prestation ou la livraison. Beaucoup d’entreprises facturent en fin de mois, ce qui est tout à fait acceptable. Pour les services ponctuels (un dépannage, une consultation), mieux vaut facturer immédiatement.
Si la transaction est assujettie à la TVA, des règles spécifiques s’appliquent. La législation TVA exige que la facture soit émise soit au moment du paiement, soit dans les cinq jours ouvrables après la fin du mois au cours duquel la livraison ou la prestation a eu lieu.
Comment m’assurer que mon client a bien reçu ma facture ?
Avec la facturation électronique via Peppol, cette confirmation est automatique : le réseau vous informe que la facture a bien été réceptionnée par le logiciel de votre client.
Pour les factures classiques (B2C), un premier rappel est généralement envoyé 10 jours après la date d’échéance. Clarifiez les postes facturés avec votre client avant l’émission pour éviter les contestations.
Combien de temps conserver ses factures ?
Dix ans. C’est la durée de conservation imposée par le SPF Finances, qu’il s’agisse de factures papier ou électroniques.
Le délai court à partir du 1er janvier de l’année qui suit la date d’émission. Les factures font partie des documents comptables obligatoires que tout entrepreneur doit archiver soigneusement.
Un indépendant en franchise TVA doit-il aussi passer à la facturation électronique ?
Oui. L’obligation de facturation électronique s’applique même aux indépendants qui bénéficient du régime de la franchise de taxe pour petites entreprises (chiffre d’affaires annuel ne dépassant pas 25 000 €).
Si vous facturez un client professionnel assujetti à la TVA, vous devez émettre une facture électronique structurée via Peppol.
Puis-je déléguer la création et la gestion de mes factures ?
Confier votre facturation à un professionnel vous libère d’une charge administrative réelle. myfid accompagne les indépendants et PME dans la mise en place de leur facturation, y compris le passage à la facturation électronique Peppol.
Demandez-nous un devis gratuit et sans engagement.
Quel format de facture utiliser selon ma situation ?
| Vous facturez… | Format requis |
|---|---|
| Une entreprise belge assujettie TVA | Facture électronique structurée (Peppol) obligatoire |
| Un particulier | PDF, papier ou Word : format libre |
| Un client à l’étranger (UE ou hors-UE) | Pas d’obligation Peppol, accord du destinataire nécessaire |
| Une administration publique | Facture électronique, obligatoire depuis 2022 |
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