La facturation électronique ou e-facturation, ce n’est pas l’envoi par e-mail d’une facture sous format PDF (scan de la facture) ou Word : c’est un peu plus compliqué que cela !
Mais alors qu’est-ce que c’est et quels en sont les avantages ? En tant que travailleur indépendant personne physique ou société, comment pouvez mettre en place la facturation électronique avant que celle-ci ne devienne obligatoire dès 2026 dans Bruxelles-Capitale et en Wallonie ?
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Une facture électronique, qu’est-ce que c’est ?
Une facture électronique se définit comme une facture créée, envoyée et reçue dans un format électronique spécifique (comme le XML), conçu pour permettre son traitement automatisé. Cela signifie que tout le processus de facturation peut être géré de manière électronique de façon intégrale.
Elles diffèrent des factures envoyées par e-mail sous forme de PDF scanné ou de documents Word, qui ne sont pas considérés comme électroniques en raison de leur format non structuré ne permettant pas un traitement automatisé.
🛡️ En outre, ces formats de document numérique ne fournissent pas les mêmes garanties de sécurité que les factures électroniques, lesquelles sont transmises par des plateformes sécurisées et conçues pour la dématérialisation fiable des données.
Les avantages de l’e-facturation
L’e-facturation offre de nombreux bénéfices tant pour les administrations publiques que pour leurs fournisseurs, en agissant comme un outil efficace pour simplifier les processus administratifs.
Parmi ses avantages-clés, on trouve :
- la réduction des erreurs de saisie grâce à l’automatisation des entrées de données
- l’accélération du traitement des factures, permettant une gestion plus fluide et rapide
- la réalisation d’économies substantielles grâce à la réduction de l’utilisation du papier et l’amélioration des délais de paiement
La facturation électronique obligatoire à partir de 2026
À partir du 1er janvier 2026, les assujettis belges devront utiliser entre eux des factures électroniques structurées. La modification de la loi a été publiée au Moniteur belge le 20 février 2024.
Cette mesure vise non seulement à lutter contre la non-déclaration de TVA, mais aussi contre l’évasion fiscale. Elle devrait également permettre aux entreprises de travailler de manière plus efficace en économisant beaucoup de papier.
Passer à la facturation électronique
La transition vers la facturation électronique est accessible à tous, des sociétés aux travailleurs indépendants personnes physiques, quel que soit le nombre de factures qu’ils émettent. Grâce à la diversité des solutions informatiques désormais disponibles sur le marché, chaque entité peut trouver l’option qui lui convient.
🔎 Vous pourriez même déjà avoir à votre disposition un système capable de gérer l’envoi de factures électroniques sans le savoir !
Voici les principaux scénarios :
- vous utilisez déjà un logiciel dédié à la comptabilité ou à la facturation
- vous utilisez un système ERP (Enterprise Resource Planning) ou un logiciel de gestion intégrée
- vous générez vos factures à l’aide de programmes tels que Word, Excel ou en format PDF
- vous n’émettez qu’un petit nombre de factures par an
Vous disposez d’un logiciel de comptabilité ou de facturation
Si vous employez déjà un logiciel de comptabilité ou de facturation pour gérer vos factures entrantes et sortantes, il est probable que ce logiciel soit compatible avec l’émission de factures électroniques. Pour en être certain, prenez contact avec le fournisseur de votre logiciel. Si celui-ci confirme que votre logiciel peut gérer l’émission et la réception de factures électroniques, demandez-lui également de vérifier si vous possédez la version la plus récente du logiciel pour garantir une compatibilité optimale, notamment pour l’envoi de factures aux administrations publiques.
🛜 Si, en revanche, votre fournisseur indique que votre solution actuelle ne supporte pas la facturation électronique, interrogez-le sur la possibilité de connecter votre système au réseau PEPPOL. Ce réseau européen est conçu pour faciliter la dématérialisation des transactions commerciales entre les entités publiques et leurs fournisseurs, y compris pour la facturation.
Vous disposez d’un ERP (Enterprise Resource Planning) ou logiciel de gestion
Pour les entreprises qui gèrent un volume élevé de facturations, l’usage d’un système ERP (Enterprise Resource Planning) est commun. Ce type de logiciel de gestion est souvent déjà familier avec les formats XML et UBL, qui sont des standards pour les transactions numériques (et bien connus des responsables informatiques…).
Concernant la mise en œuvre de la facturation électronique via un ERP, il existe deux approches principales :
- votre entreprise peut choisir d’implémenter directement la norme PEPPOL et sélectionner elle-même son point d’accès (cela implique une gestion interne de la conformité aux standards PEPPOL et de l’intégration technique nécessaire)
- vous pouvez opter pour déléguer la gestion des factures PEPPOL à un prestataire externe (dans ce cas, le choix du point d’accès peut être laissé à votre prestataire ou spécifié par votre entreprise, en fonction de vos préférences et des accords contractuels établis)
Vous créez vos factures en Word, Excel ou PDF
Si vous utilisez Word, Excel ou PDF pour créer vos factures, il est important de noter que ces formats sont non structurés et ne supportent pas le traitement automatique. En outre, ils ne fournissent pas un niveau de sécurité optimal pour les transactions électroniques.
🙏 Heureusement, ces dernières années, de nombreux logiciels de facturation ont été développés, ciblant spécifiquement les entreprises et les indépendants qui gèrent des volumes de factures relativement faibles.
Il est conseillé de prendre le temps de comparer ces solutions, de contacter leurs développeurs pour discuter de vos besoins spécifiques et d’envisager de passer à un de ces systèmes pour optimiser et sécuriser votre processus de facturation. Pour faciliter votre recherche, le site officiel Belgium.be propose une liste de ces applications.
Vous n’envoyez que quelques factures chaque année
Si vous émettez seulement un petit nombre de factures par an et que l’investissement dans un système de facturation électronique spécialisé ne semble pas justifié pour votre structure (que vous soyez un indépendant, une ASBL…), vous avez la possibilité d’utiliser le portail Mercurius. Ce portail officiel vous permet d’encoder manuellement vos factures et de les envoyer directement à l’administration fiscale.
🪪 À noter : pour utiliser le portail Mercurius, vous devez être reconnu comme le représentant légal de votre entreprise et être enregistré en tant que tel auprès de la Banque Carrefour des Entreprises (BCE).
Les factures électroniques : FAQ
Valeur juridique, approbation du SPF Finances, durée de conservation : vos questions, les réponses de notre cabinet comptable !
Puis-je émettre à la fois des factures électroniques et des factures papier ?
Oui, il est tout à fait possible pour les entreprises de gérer simultanément l’émission de factures électroniques et de factures papier. Le choix entre ces deux formats peut se faire en fonction des préférences et des accords établis avec chaque client ou fournisseur. Ainsi, un fournisseur peut opter pour l’envoi de factures électroniques à certains de ses clients tout en continuant à fournir des factures papier à d’autres.
Ai-je besoin de l’approbation préalable du SPF Finances pour émettre des factures électroniques ?
Non, vous n’avez pas besoin d’obtenir une approbation préalable du SPF Finances pour émettre des factures électroniques. Tant que la forme électronique de la facture est acceptée par votre client, les obligations légales et réglementaires à respecter sont les mêmes que celles applicables aux factures papier. Il est essentiel que les deux parties s’accordent sur le format de la facture, mais aucune autorisation spécifique du SPF Finances n’est requise pour opter pour l’e-facturation.
Combien de temps dois-je conserver mes factures électroniques ?
Il n’existe aucune différence entre la conservation des factures électroniques et celle des factures papier en ce qui concerne la durée de conservation requise par le SPF Finances : vous devez garder toutes vos factures et copies de factures pendant 10 ans à compter du 1er janvier de l’année suivant leur émission.
Puis-je déléguer le traitement de mes factures électroniques à un tiers ?
Confier le traitement de vos factures électroniques à une entité extérieure peut vous libérer de contraintes administratives complexes. MyFid offre des services spécialisés pour prendre en charge toutes les démarches relatives à cette tâche. En choisissant notre fiduciaire, vous assurez une gestion professionnelle et évitez les erreurs potentielles, ce qui vous permet de vous concentrer pleinement sur le cœur de votre activité. Demande-nous un devis gratuit et sans engagement !
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