Tous les coûts sont dans la facture, dit (presque) l’adage !
Mais une facture, ce ne sont pas que des montants : ce sont aussi des mentions à faire figurer, des dates auxquelles se plier, et d’autres règles encore à respecter.
Basés à Bruxelles-Capitale et en Wallonie, les experts en comptabilité MyFid vous soufflent tout ce qu’il faut savoir pour une facturation dans les clous.
Qu’appelle-t-on exactement une facture ?
Une facture est un document commercial, émis au format papier ou électronique, qui atteste d’une transaction entre un vendeur et un acheteur. Elle détaille les produits ou services fournis, leurs prix, ainsi que les informations relatives aux deux parties, et sert de demande de paiement à l’acheteur.
Les principaux types de factures
| Type de facture | Caractéristiques |
|---|---|
| Facture modèle | Facture standard utilisée dans divers secteurs pour diverses transactions, comprenant toutes les informations essentielles. |
| Facture commerciale | Utilisée pour le commerce international, elle inclut des détails tels que les coordonnées des parties, la description et le coût des articles, les taxes, ainsi que des informations spécifiques pour le dédouanement. |
| Facture périodique ou intermédiaire | Envoyée pour des projets de grande envergure nécessitant des paiements échelonnés, souvent utilisée dans le secteur de la construction pour couvrir les frais continus de main-d’œuvre et de matériaux. |
| Feuille de présence | Document utilisé par les entreprises de services pour facturer des heures de travail plutôt que des produits, courant dans les sociétés de conseil. |
| Facture récurrente | Émise régulièrement pour des services continus, comme la location de matériel ou de locaux. |
| Facture acompte | Facture préliminaire demandant un paiement partiel avant le commencement de travaux, couramment utilisée dans la construction. |
| Facture pro forma | Document préliminaire envoyé pour obtenir des autorisations ou confirmer des conditions de vente. Non reconnue comme facture officielle pour la comptabilité, mais nécessaire pour certaines transactions internationales. |
À quel moment établir vos factures ?
L’émission de factures est obligatoire lorsque vos transactions impliquent des assujettis à la TVA comme les sociétés, les travailleurs indépendants, les organisations non lucratives et les institutions publiques.
🚚 Toutefois, pour les transactions avec des particuliers, comme la vente de vêtements pour bébés via une boutique en ligne, l’émission d’une facture n’est généralement pas nécessaire, sauf dans certains cas spécifiques tels que la vente ou la réparation de véhicules, les services de déménagement et de stockage, ou les travaux de construction et la vente immobilière.
Expédier vos factures à la bonne date
Il est préférable d’émettre vos factures immédiatement après la prestation de service ou la livraison de marchandises. C’est particulièrement utile pour assurer une bonne gestion des flux de trésorerie, surtout si vous avez des dépenses conséquentes au début de chaque mois.
📅 La facture doit être émise au plus tard le 15e jour du mois suivant celui de la livraison du produit ou du service. Il est conseillé de choisir un jour fixe chaque mois (idéalement durant la première semaine) pour mettre à jour votre administration.
Concernant la TVA, le paiement doit être effectué dans le mois ou le trimestre de la livraison du service ou du produit. Ce paiement est généralement effectué lors de la déclaration de TVA, et votre comptable pourra vous fournir toutes les informations nécessaires. Si le paiement concerne un acompte, la TVA est due dans le mois ou le trimestre où l’acompte a été reçu.
Si vous ne parvenez pas à émettre les factures à temps ou si vous retardez le paiement de la TVA, des pénalités et des intérêts de retard peuvent s’appliquer !
Exemple de calendrier pour envoyer votre facture
Supposons que vous installez un système de climatisation pour un client le 25 mars. Vous avez jusqu’au 15 avril pour émettre la facture pour cette installation.
Si vous faites vos déclarations de TVA mensuellement, la TVA relative à cette installation doit être déclarée pour le mois de mars. Pour ceux qui déclarent la TVA trimestriellement, cette TVA devrait figurer dans la déclaration du premier trimestre.
Si un acompte a été payé en début mars, la TVA sur cet acompte devrait être incluse dans la déclaration de mars (ou du premier trimestre). Si l’acompte est payé début avril, alors la TVA correspondante devrait être déclarée dans celle d’avril (ou du deuxième trimestre).
Le temps alloué au client pour régler la facture
Lorsque vous facturez à un autre travailleur indépendant ou à une société, ces derniers ont généralement un délai de 30 jours à partir de la réception de la facture pour procéder au paiement. Vous pouvez toutefois convenir d’un délai différent, mais il est recommandé de formaliser cet accord par écrit pour éviter tout malentendu.
🤝 Pour les factures envoyées à des particuliers, aucun délai précis n’est fixé par la loi, mais un délai raisonnable, généralement entre une et deux semaines, est couramment pratiqué. Il est avisé de spécifier un délai de paiement dans vos conditions générales pour clarifier vos attentes et prévenir d’éventuels désaccords.
Ce qu’une facture doit contenir
Si vous êtes sur le point de rédiger votre première facture pour un nouveau client et que vous ne savez pas par où commencer, il est recommandé de consulter votre expert-comptable.
👋 Besoin d’aide pour émettre toutes (oui, toutes !) vos factures ? L’équipe MyFid s’en charge pour vous : demandez votre devis gratuit !
Le b.a.-ba
| Mention | Explication |
|---|---|
| Nom de l’entreprise | Le nom sous lequel votre entreprise opère |
| Forme juridique | La structure légale de votre société, si applicable |
| Adresse de l’entreprise | L’adresse physique du siège de votre entreprise |
| Numéro de compte bancaire | Utilisé pour les transactions de paiement |
| Numéro de TVA intracommunautaire | Identifiant fiscal nécessaire pour les opérations commerciales dans l’UE |
Les autres mentions obligatoires
| Mention | Explication |
|---|---|
| Données du client | Nom officiel, adresse, et numéro de TVA du client |
| Dates de facturation et de livraison | Date à laquelle la facture est émise et date de livraison du service ou du produit |
| Numéro de suivi | Un numéro séquentiel unique pour chaque facture |
| Description du service | Détails de chaque service ou produit fourni |
| Prix unitaire | Coût par unité de mesure, par pièce, par heure, etc. |
| Base d’imposition | Total des coûts avant l’ajout de la TVA |
| Taux de TVA et montant | Pourcentage de TVA applicable et montant total de la TVA |
| Total | Somme de la base d’imposition et de la TVA |
| Arrondissement judiciaire | Tribunal compétent pour votre entreprise |
| Réductions | Les rabais appliqués, déduits avant la TVA |
Les mentions facultatives mais recommandées
| Mention | Explication |
|---|---|
| Conditions générales de vente | Termes et conditions régissant la vente |
| Date d’expiration | Date limite pour le paiement de la facture |
| Remerciement | Message de remerciement et encouragement au feedback |
Factures et TVA : le fonctionnement
Le calcul de la TVA peut être source de complexité !
Dans un premier temps, il est essentiel de déterminer le taux de TVA approprié pour vos produits ou services, qui peut varier entre 21 %, 12 %, 6 %, ou même 0 % dans des cas particuliers. Sur la facture, il est impératif :
- d’afficher les montants hors TVA
- d’ajouter ensuite le taux de TVA approprié
- de calculer enfin le montant total de la TVA
Vous avez par exemple vendu pour 500 euros de prestations de webdesign. Vous devrez donc faire figurer sur votre facture :
- Prestation de webdesign HTVA : 500 €
- TVA à 21 % : 105 €
- Total TTC : 605 €
Le régime de la franchise de la TVA
Si votre chiffre d’affaires annuel ne dépasse pas 25 000 euros, vous pourriez bénéficier du régime de franchise TVA. Cela signifie que vous n’avez pas à calculer la TVA sur vos factures et devez mentionner Régime de franchise de la taxe pour les petites entreprises.
⚠️ Cependant, opter pour ce régime implique que vous ne pouvez pas récupérer la TVA sur vos propres dépenses professionnelles. Parlez-en à votre expert-comptable pour recueillir ses conseils !
Votre facture contient une erreur : les conséquences
Omettre une mention obligatoire sur une facture peut entraîner des sanctions.
Une première infraction peut coûter 25 euros par facture (avec un minimum de 50 euros et un maximum de 500 euros), à condition qu’elle soit involontaire et sans impact sur le Trésor. Les sanctions pour les infractions répétées ou plus graves varient de 50 euros à 250 euros par facture pour une première, et de 125 euros à 1 250 euros pour une récidive, avec des pénalités allant jusqu’à 5 000 euros pour des infractions ultérieures.En outre, des amendes proportionnelles jusqu’à 200 % de la TVA due peuvent être appliquées pour des erreurs sur des éléments essentiels tels que l’identification ou les détails des biens ou services facturés.
💡 Pour rectifier une erreur, il est nécessaire d’émettre une note de crédit accompagnée d’une nouvelle facture corrigée.
Éviter les factures impayées
Pour minimiser le risque de factures impayées, vous pouvez envisager plusieurs stratégies :
- le paiement à l’avance
- le recouvrement amiable
- le recouvrement judiciaire
Le paiement à l’avance
Demander un paiement à l’avance est une solution efficace pour éviter les impayés. Cependant, pour les services où le montant total n’est connu qu’après l’achèvement des travaux, des factures intermédiaires ou des acomptes peuvent être utilisés.
Offrir une réduction pour un paiement anticipé peut également encourager cette pratique, mais assurez-vous que les modalités de cette réduction soient clairement stipulées dans vos conditions générales !
Le recouvrement amiable
Commencez par un rappel amical de paiement par courrier, e-mail ou même par messagerie instantanée, en évitant de compromettre la relation client. Si nécessaire, proposez un plan de paiement échelonné, tout en vous assurant de la possibilité d’exiger le paiement complet en cas de non-respect de l’accord.
Si ces tentatives restent vaines, envisagez une deuxième relance, bien que cela puisse parfois être perçu comme un signe de faiblesse… À ce stade, l’intervention d’un avocat ou d’une société de recouvrement peut s’avérer nécessaire.
Le recouvrement judiciaire
Si les approches amiables échouent, une action en justice peut être engagée. Un procès devant le tribunal d’entreprise, comme mentionné dans vos conditions générales, peut aboutir à une ordonnance de paiement, laquelle pourrait être exécutée par un huissier de justice et inclure potentiellement la saisie des biens du débiteur.
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