Livres comptables, enregistrement des opérations, gestion des stocks, comptes annuels : les documents comptables sont partout dans la vie d’une entreprise !
Mais quels sont les délais de conservation imposés par les normes comptables ? Et pour cette conservation, devez-vous privilégier le format papier ou pouvez-vous recourir au format numérique ?
Opérant à Bruxelles-Capitale et dans toute la Wallonie, les experts-comptables MyFid vous éclairent !
Que sont les documents comptables ?
Il s’agit, pour un travailleur indépendant personne physique, une société ou encore une association, de toutes les pièces permettant de déterminer le montant des revenus imposables :
- les livres comptables
- les documents comptables d’enregistrement des opérations
- les éléments de suivi comptable ou de gestion des stocks (factures, relevés bancaires, bons de commande…)
- les comptes annuels (compte de résultat, bilan, annexes…)
Les livres comptables
Les livres comptables sont des documents fondamentaux dans la tenue de la comptabilité d’une entreprise. Ils incluent le livre-journal, qui enregistre chronologiquement toutes les transactions financières de l’entreprise, et le grand livre, qui classe ces transactions par compte.
Ces livres permettent de tracer toutes les opérations économiques et financières, assurant ainsi transparence et précision dans le suivi des activités de l’entreprise. Ils forment la base pour la préparation des états financiers et sont indispensables pour une évaluation fidèle de la situation financière de l’entité.
Les documents comptables d’enregistrement des opérations
Cette catégorie comprend tous les documents qui servent à consigner les transactions au jour le jour. Cela peut inclure les factures de vente et d’achat, les reçus, les bons de livraison et les preuves de paiement.
Ces documents sont essentiels pour vérifier l’exactitude des écritures dans les livres comptables et pour fournir une piste d’audit claire. Ils jouent un rôle essentiel dans la gestion de la trésorerie et dans le suivi des créances et des dettes.
Les éléments de suivi comptable ou de gestion des stocks
Dans cette catégorie, on trouve tous les documents liés à la gestion des stocks tels que les inventaires, les bons de commande et les bons de sortie de stock. Ces documents aident à suivre les quantités et les mouvements de stock, essentiels pour la gestion des ressources matérielles de l’entreprise.
Ils permettent également de s’assurer de l’exactitude des données enregistrées dans les comptes de stock et de coût des marchandises vendues, facilitant ainsi une évaluation précise des coûts et des bénéfices.
Les comptes annuels
Les comptes annuels regroupent le bilan, le compte de résultat et les annexes.
Le bilan fournit une photographie à un moment donné de ce que l’entreprise possède (ses actifs) et de ce qu’elle doit (ses passifs). Le compte de résultat montre le résultat de l’activité économique de l’entreprise sur une période donnée, généralement un an, en détaillant les revenus et les dépenses. Les annexes, enfin, offrent des informations complémentaires et des détails supplémentaires sur certains postes des deux autres documents.
Ensemble, ces éléments donnent une vue complète de la santé financière de l’entreprise, capitale pour les actionnaires, les investisseurs, les créanciers et les régulateurs.
Les délais de conservation des documents comptables
La loi du 20 novembre 2022, qui comprend des dispositions fiscales et financières variées, a notamment introduit un allongement des périodes de conservation obligatoire pour les documents et livres comptables en ce qui concerne l’impôt sur le revenu et la TVA. Auparavant, jusqu’au 31 décembre 2022, la période de conservation était généralement de sept ans, tant en droit comptable qu’en droit fiscal.
🔟 Avec l’entrée en vigueur de cette loi, depuis le 1er janvier 2023, il est requis de conserver les livres et documents comptables pour une durée de 10 ans.
Cette extension aligne les délais de conservation sur la période de prescription en cas de fraude, qui a également été prolongée de sept à 10 ans à la même date. Concernant l’impôt sur les revenus, ce nouveau délai s’applique dès l’exercice d’imposition 2023, alors que pour les obligations liées à la TVA, il concerne les taxes devenues exigibles à compter du 1er janvier 2023.
Catégorie n°1 : les documents liés au droit comptable
| Documents comptables | Délais de conservation |
|---|---|
| Livres légaux et pièces justificatives | 7 ans à partir du 1er janvier de l’année qui suit la clôture |
| Documents internes (pièces qui ne sont pas appelées à faire preuve à l’égard de tiers) | 3 ans à partir du 1er janvier de l’année qui suit la clôture |
Catégorie n°2 : les documents liés à la TVA
| Documents comptables | Délais de conservation |
|---|---|
| Tous les livres et documents de nature à permettre la détermination du montant des revenus imposables | 10 ans jusqu’à l’expiration de la 10ème année ou du 10ème exercice comptable suivant la période imposable |
| Les systèmes informatisés permettant de tenir, établir, adresser ou conserver les livres et documents susvisés | 10 ans jusqu’à l’expiration de la 10ème année ou du 10ème exercice comptable suivant la période imposable au cours de laquelle le système a été utilisé |
Catégorie n°3 : les documents liés à l’impôt sur le revenu
| Documents comptables | Délais de conservation |
|---|---|
| Livres, factures et autres documents | 10 ans (voire 15 ou 25 ans pour les biens d’investissement) à partir du 1er janvier qui suit la clôture pour les livres ou qui suit leur date d’émission pour les factures et autres documents |
| Les systèmes informatisés | 10 ans (voire 15 ou 25 ans pour les biens d’investissement) à partir du 1er janvier qui suit la dernière utilisation du système |
Une conservation des documents comptables au format papier ou numérique
Au fil du temps, la gestion des documents comptables peut se transformer en une accumulation considérable de papier, ce qui représente un coût supplémentaire notable, particulièrement pour les travailleurs indépendants !
💾 Face à cette montagne de documents, l’option de l’archivage numérique devient non seulement économiquement avantageuse mais aussi fortement recommandée par les autorités.
En Belgique, les entreprises ont la liberté de choisir leur méthode de conservation, qu’elle soit entièrement numérique ou une combinaison des deux formats.
Le cadre légal de l’archivage numérique
La loi belge (précisément le Digital Act du 21 juillet 2016) fournit un cadre légal pour l’archivage numérique des documents officiels. Cette réglementation assure que l’authenticité des documents numériques soit constamment vérifiable, exigence qui implique que la provenance de ces documents soit claire et indiscutable, et que leur contenu demeure inchangé.Pour la sécurité et l’authenticité des archives numériques, l’utilisation de logiciels fiables et conviviaux est encouragée ! Les documents peuvent être stockés localement sur des ordinateurs ou serveurs d’entreprise, ou chez un prestataire externe tel que MyFid.
☁️ De plus, les entreprises adoptent de plus en plus le cloud computing, soulignant l’importance d’effectuer des sauvegardes régulières de leurs données.
Documents comptables en Belgique : FAQ
Documents obligatoires, destruction des documents, logiciels comptables : vos questions, les réponses de notre cabinet comptable !
Quels sont les documents comptables obligatoires pour une société en Belgique ?
En Belgique, les sociétés sont tenues de tenir et de conserver plusieurs types de documents comptables. Parmi les obligatoires figurent le livre-journal, qui enregistre toutes les transactions financières de manière chronologique, le grand livre, qui regroupe les informations du journal par compte, et la balance des comptes, qui résume les débits et crédits de chaque compte.
Les entreprises doivent également préparer et conserver les comptes annuels, qui comprennent le bilan, le compte de résultats et les annexes. Ces documents doivent être conservés de manière à refléter fidèlement la situation financière de l’entreprise et à justifier les opérations effectuées pendant la période concernée.
Quelles précautions prendre lors de la destruction des documents comptables après la période de conservation ?
Lors de la destruction des documents comptables après leur période légale de conservation, il faut vous assurer que la destruction soit effectuée de manière sécurisée afin de protéger les informations sensibles contre toute divulgation non autorisée. Il est recommandé d’utiliser des méthodes de destruction qui rendent les informations irrécupérables, telles que le broyage ou l’incinération des documents papier, et l’effacement sécurisé des fichiers numériques.
Les entreprises peuvent également envisager de faire appel à des services professionnels de destruction de documents qui garantissent que les normes de sécurité sont respectées, et qui fournissent souvent un certificat de destruction comme preuve du processus.
Quel logiciel comptable choisir en tant qu’indépendant ?
Un logiciel de comptabilité est un outil informatique permettant l’automatisation d’une partie des tâches comptables qui incombent à chaque travailleur. Des devis aux factures en passant par la gestion des fournisseurs, il permet de gagner en temps, en efficacité, de limiter les risques d’erreurs, mais aussi de mieux piloter son activité.Dans son comparatif, MyFid vous recommande WinBooks, Sage BOB, FreshBooks, Accountable et Falco si vous avez choisi de gérer vous-même votre comptabilité simplifiée.
Puis-je déléguer le traitement de mes documents comptables à un tiers ?
Confier le traitement de vos documents comptables à une entité extérieure peut vous libérer de contraintes administratives complexes. MyFid offre des services spécialisés pour prendre en charge toutes les démarches relatives à cette obligation. En choisissant notre fiduciaire, vous assurez une gestion professionnelle et évitez les erreurs potentielles, ce qui vous permet de vous concentrer pleinement sur le cœur de votre activité. Demande-nous un devis gratuit et sans engagement !
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