Les obligations TVA en Belgique : identification, déclaration, délais

En Belgique, les travailleurs indépendants personnes physiques, les sociétés et les ASBL assujettis à la TVA (taxe sur la valeur ajoutée) sont soumis à une série d’obligations ; ne pas les respecter, volontairement ou par mégarde, les expose à des sanctions.

Concrètement, en quoi consistent ces obligations TVA ? Quels sont les principes à connaître et à honorer en matière d’identification, d’opérations, de comptabilité et de paiement ?

Les experts-comptables MyFid vous résument ici les règles édictées par le SPF Finances en matière de TVA !

Déclarer un début, une modification ou une fin d’activité

Des obligations directement liées à la taxe sur la valeur ajoutée vont émailler votre entreprise tout au long de son existence. Au-delà des déclarations et des paiements, vous devrez :

• demander votre propre numéro d’identification à la TVA
• informer l’administration de tout changement lié à vos informations TVA
• indiquer à l’administration toute cessation d’activité

Demander son numéro d’identification à la TVA

Vous devez introduire votre demande d’identification à la TVA :

• au minimum deux jours après l’inscription de votre entreprise dans la BCE
• obligatoirement avant de débuter votre activité économique

Pour ce faire, vous devez compléter le formulaire 604A :

• soit via votre expert-comptable MyFid
• soit vous-même en ligne sur MyMinfin, plateforme liée au SPF Finances
• soit via un guichet d’entreprises agréé

Modifier des informations liées à la TVA

Dès lors qu’ont été modifiées des données communiquées à l’occasion de votre demande d’identification à la TVA (adresse fiscale, régime d’imposition ou encore numéro de compte bancaire), vous avez l’obligation de signaler ce changement dans un délai d’un mois en rentrant une déclaration modificative.

Pour ce faire, vous devez compléter le formulaire 604B :

• soit via votre expert-comptable MyFid
• soit vous-même en ligne sur MyMinfin
• soit via un guichet d’entreprises agréé

Acter une cessation d’activité

Vous cessez votre activité ? Là aussi, vous devez le signaler à l’administration belge. Pour ce faire, vous devez compléter le formulaire 604C :

• soit via votre expert-comptable MyFid
• soit vous-même en ligne sur MyMinfin
• soit via un guichet d’entreprises agréé

Établir des factures de TVA

En Belgique, il existe de nombreux cas de figure où un professionnel assujetti à la TVA a une obligation de facturation :

• lors de la livraison de biens ou la prestation de services dans le cadre de sa profession à un assujetti à la TVA ou à une personne morale non assujettie à la TVA
• lors d’une vente à distance à un non-assujetti à la TVA
• lorsque, avant que ne soient effectuées certaines livraisons de biens ou prestations de services, la taxe est exigible sur tout ou partie du prix de l’opération
• lors de la livraison de nouveaux moyens de transport qui sont expédiés ou transportés en dehors de la Belgique mais dans la Communauté par l’acheteur ou pour leur compte à l’acheteur

Faire figurer les mentions TVA obligatoires sur ses factures

La commission européenne inventorie toutes les informations qu’un professionnel exerçant dans un pays membre de l’Union européenne, Belgique incluse, doit obligatoirement et au minimum faire figurer sur ses factures :

1. la date d’émission de la facture
2. le numéro séquentiel unique : il permet d’identifier la facture selon la nomenclature que vous aurez préalablement définie
3. le numéro d’identification TVA du client si celui-ci est redevable de la taxe sur l’opération
4. le nom complet et l’adresse du fournisseur
5. le nom complet et l’adresse du client
6. la description de la quantité et de la nature des biens livrés ou de la nature et de l’étendue des services rendus
7. la date de l’opération ou du paiement si elle diffère de la date de facturation
8. le taux de TVA appliqué : en Belgique, le taux standard est fixé à 21 %, le taux intermédiaire à 12 %, et le taux réduit à 6 %
9. le montant de la TVA à payer
10. la ventilation du montant de la TVA à payer par taux de TVA ou l’exonération
11. le prix unitaire des biens ou des services hors taxe, rabais ou remises, sauf s’ils sont inclus dans le prix unitaire

Émettre ses facture TVA au bon moment

La facture doit être émise au plus tard le 15ème jour du mois qui suit le mois lors duquel le fait générateur de la taxe sur l’opération a eu lieu. C’est, en principe, le moment auquel la taxe devient exigible, même s’il y a des exceptions.

Conserver suffisamment longtemps ses factures TVA

Sept ans : c’est la durée pendant laquelle vous devez conserver les factures, des copies des factures, des journaux et autres documents. Pour les factures, cette période commence à partir du 1er janvier de l’année qui suit la date de délivrance des documents.

Tenir une comptabilité TVA

Les professionnels assujettis à la TVA sont soumis à des obligations comptables. Ils doivent principalement écrire dans des livres les montants concernés et étayer ces montants par des justificatifs. Les livres concernés au minimum sont au nombre de trois :

1. un livre pour les factures entrantes (ou facturier d’entrée)
2. un livre pour les factures sortantes (ou facturier de sortie)
3. un journal des recettes

Adapter sa comptabilité à son régime de TVA

Vos obligations comptables dépendent du régime de TVA duquel vous dépendez. En effet, les régimes particuliers (par opposition au régime normal) peuvent bénéficier de dérogations.

Déposer un listing annuel des clients assujettis

Cette liste reprend le numéro de TVA belge de vos clients auxquels votre entreprise a livré des biens ou fourni des services au cours de l’année précédente, pour un montant total hors TVA de plus de 250 euros. Cet inventaire indique, pour chaque client :

• le montant total des livraisons et prestations
• le montant total de la TVA portée en compte

⚠️ Vos clients qui n’exécutent que des opérations exemptées ne doivent pas être mentionnés dans la liste.

Respecter les modalités de dépôt de la liste annuelle des clients assujettis

Vous devez déposer la liste annuelle des clients assujettis avant le 31 mars de chaque année. Sauf dérogation et cas particulier, vous devez effectuer cette démarche par voie électronique via Intervat, application officielle et sécurisée du service public fédéral Finances.

Remettre un relevé des opérations intracommunautaires

Le relevé des opérations intracommunautaires reprend les opérations que votre entreprise a effectuées au cours du mois, du trimestre ou de l’année écoulée à des clients identifiés à la TVA dans un autre État membre de l’Union européenne. Pour chaque client, le relevé doit reprendre :

• le numéro d’identification TVA
• le montant des opérations effectuées
• le code de la catégorie de l’opération : L, T ou S selon la nature de la livraison de biens ou de la prestation de service

Respecter les modalités de dépôt du relevé des opérations intracommunautaires

Vous devez déposer un relevé des opérations intracommunautaires :

• chaque mois si vous déposez des déclarations mensuelles à la TVA
• tous les trois mois si vous déposez des déclarations trimestrielles à la TVA

Sauf dérogation et cas particulier, vous devez effectuer cette démarche par voie électronique via Intervat.