Déposer vos comptes annuels : procédures et coûts en Belgique

Piliers des normes comptables en vigueur en Belgique, les comptes annuels sont constitués d’un bilan, d’un compte de résultats et d’annexes.

Les principaux concernés par ces comptes annuels et par leur dépôt sont les sociétés belges et les associations et les fondations belges.

Mais quand et comment déposer les comptes annuels de votre entreprise ? Et combien coûtent de tels dépôts ?

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Les comptes annuels, qu’est-ce que c’est ?

Les comptes annuels comprennent trois éléments-clés :

1. le bilan
2. le compte de résultats
3. les annexes

Ces documents offrent une vue exhaustive de la santé financière d’une entreprise. En analysant les bilans d’une année à l’autre, il est possible de mesurer l’évolution du patrimoine net de l’entreprise, ce qui en fait un outil essentiel pour la stratégie d’affaires.

Partie n°1 : le bilan

Le bilan est, en quelque sorte, une photographie à un moment donné de la situation financière de l’entreprise :

• d’un côté, il affiche les actifs, qui incluent des éléments tels que les biens immobiliers, les participations financières et les logiciels acquis, mais aussi les créances
• de l’autre côté figurent les passifs, qui représentent les obligations financières de l’entreprise comme les emprunts à rembourser et les dettes diverses

La différence entre les actifs et les passifs représente les capitaux propres de l’entreprise. Une valeur positive indique un patrimoine net supérieur aux dettes, ce qui facilite généralement l’accès au crédit. Cependant, des capitaux propres négatifs, particulièrement dans les premières années d’une entreprise, ne doivent pas nécessairement être source d’inquiétude, car ils peuvent refléter des investissements initiaux importants.

Partie n°2 : le compte de résultats

Le compte de résultats, ou compte de pertes et profits, décrit les revenus générés et les dépenses engagées sur une période donnée, résultant en un bénéfice ou une perte nette. Les profits dégagés peuvent être distribués aux actionnaires ou réinvestis dans l’entreprise sous forme de capitaux propres.

Partie n°3 : les annexes

L’annexe des comptes annuels comprend des notes détaillées qui accompagnent et expliquent les chiffres du bilan et du compte de résultats. Un rapport d’audit, réalisé par un commissaire ou un auditeur, peut être nécessaire pour attester de la fiabilité des informations financières présentées.

Ces documents complémentaires jouent un rôle de premier plan en ce qu’ils fournissent une transparence et une compréhension approfondies des finances de l’entreprise.

Qui doit déposer des comptes annuels ?

La législation belge spécifie clairement quelles entités doivent présenter et déposer leurs comptes annuels.

Les sociétés belges

La majorité des entreprises belges, particulièrement celles où la responsabilité des actionnaires ou associés est limitée à leur apport, sont obligées de déposer chaque année leurs comptes annuels et, dans certains cas, leurs comptes consolidés. Cette obligation s’étend également à d’autres formes de sociétés sous certaines conditions.

Les associations et les fondations belges

Les associations et fondations, qu’elles soient de petite ou de grande taille, qui sont requises de tenir une comptabilité en partie double, doivent également soumettre leurs comptes annuels à la Banque nationale de Belgique.

Les mutualités et les unions nationales de mutualités

Ces entités, régies par la loi du 29 janvier 2022, doivent préparer leurs comptes annuels suivant un modèle déterminé par l’Office de contrôle des mutualités et des unions nationales de mutualités.

Les sociétés et les associations étrangères

Les entités étrangères suivantes ont l’obligation de déposer leurs comptes annuels en Belgique :

• les sociétés étrangères avec une succursale en Belgique
• les associations et fondations étrangères avec une succursale en Belgique
• les sociétés immigrantes

Certains fonds communs de placement

Les comptes annuels de certains organismes de placement collectif (fonds d’investissement à nombre variable de parts) peuvent être déposés comme annexes aux comptes annuels de leur société de gestion belge. Ces dispositions permettent une meilleure transparence et régulation de ces entités financières.

Comment déposer ses comptes annuels ?

Déposer des comptes annuels en Belgique nécessite de suivre des directives précises concernant le format, la langue et les délais. La Banque Nationale de Belgique joue un rôle de premier plan en contrôlant et en validant ces dépôts.

Le format (XBRL ou PDF)

Pour le dépôt électronique via l’application officielle Filing, les comptes annuels doivent être soumis soit en format XBRL, soit en PDF.

Ce format permet une meilleure gestion et un traitement automatisé des données financières.

La langue

Les comptes annuels doivent être rédigés dans la langue officielle, ou l’une des langues officielles, de la région linguistique où se situe le siège social de l’entreprise. Il est impératif que la langue utilisée pour les comptes annuels reste constante d’année en année.

La date de dépôt

Les entreprises sont tenues de déposer leurs comptes annuels à la Banque Nationale de Belgique dans les 30 jours suivant leur approbation et au plus tard 7 mois après la clôture de l’exercice fiscal.

Le contrôle des comptes annuels

Une fois les comptes annuels soumis, la Banque Nationale de Belgique procède à une série de contrôles arithmétiques et logiques pour assurer leur exactitude et leur conformité.

La preuve de dépôt et de paiement

Après que les comptes annuels ont été vérifiés et que les frais correspondants ont été réglés, la Banque Nationale de Belgique délivre une preuve de dépôt, appelée « Mention de dépôt des comptes annuels ». Ce document est envoyé via la « e-box enterprise » de l’entreprise dans un délai de 11 jours ouvrables après l’acceptation du dépôt.

Déposer ses comptes annuels, combien ça coûte ?

La tarification pour le dépôt des comptes annuels en Belgique est réglementée et varie selon plusieurs critères.

Le coût du dépôt des comptes annuels

Le coût associé au dépôt des comptes annuels est influencé par les facteurs suivants :

• le modèle des comptes annuels utilisé : les options incluent le modèle complet, abrégé ou micro, chaque modèle témoignant d’une complexité et d’exigences différentes, ce qui se reflète dans le coût
• le format de dépôt : que les comptes soient déposés en format XBRL ou PDF peut également affecter le tarif

Les frais de dépôt sont ajustés annuellement en fonction de l’évolution de l’indice des prix à la consommation, avec une mise à jour des tarifs effectuée chaque 1er janvier. Cela garantit que les coûts restent alignés avec l’inflation et les coûts opérationnels de la Banque Nationale de Belgique !

Les tarifs 2024 pour les sociétés

Les tarifs 2024 pour les associations et les fondations

Le délai de paiement

Il est essentiel que le paiement parvienne sur le compte destiné à recevoir ces fonds dans les 6 jours ouvrables suivant le moment où le statut du dépôt passe à « prêt pour paiement ». Si le paiement n’est pas reçu dans ce délai, le dépôt est automatiquement rejeté, ce qui peut entraîner des retards et nécessiter une nouvelle soumission des documents.